Ma troisième semaine à débuté par l’enregistrement de factures d’achats d’un buraliste. En effet celles-ci sont légèrement différentes des factures « traditionnelles » car les buralistes procèdent à la liquidation de TVA sur les télécartes et les recharges de téléphonie mobile. j’ai continué par la saisie des comptes de virements correspondants à des sorties de caisse pour un autre client. J’ai ensuite lettré le compte de virement 580. Puis j’ai procédé au lettrage d’un autre dossier avec l’aide des relevés de compte car il fallait rapprocher les payements différés des clients. Pour finir après avoir trié les factures d’un taxi j’ai commencé à les enregistrer.

Le lendemain j’ai donc terminé ces enregistrements en précisant la quantité du carburant qui n’était pas nécessaire pour les autres dossiers clients. J’ai pu aussi enregistrer des factures de sous traitance pour ce taxi. Ensuite j’ai saisi la banque afin de rétablir les noms des fournisseurs, ou les noms des clients pour les remises de chèques et de régulariser les comptes d’attentes. Puis j’ai terminé ce dossier par le lettrage des comptes fournisseurs. Je me suis occupée ensuite d’une cliente travaillant dans événementiel, j’ai enregistré ses factures, j’ai régularisé la banque et fini par le lettrage.

Le mercredi je me suis rendue compte que j’avais oublié d’indiquer le nom des restaurants et le nom des stations d’essences du précédant dossier j’ai donc du modifier cela. Ensuite j’ai saisi les factures d’un client travaillant dans le domaine des travaux publics puis comme pour tous les dossiers j’ai modifié la banque, vérifié le solde de la banque avec le relevé et procédé au lettrage.

Le jeudi j’ai continué le dossier de la cliente travaillant dans l’événementiel par l’enregistrement des factures d’achats d’un autre mois ainsi que par la saisie des factures de ventes. Ici il a fallu préciser par une écriture différente les opérations à taux de TVA différents. J’ai ensuite régularisé les comptes d’attentes, vérifié le solde de la banque et terminé par le lettrage

Pour finir ma semaine j’ai enregistré les relevés de presse d’un buraliste, pour cela les comptes 467014/46714/ et 706 étaient nécessaire, 467014 pour le montant des ventes, 706 pour la commission et 46714 pour tous les payements différés ou comptants. Cela s’effectue au journal de presse. Ses opérations sont nécessaire car le buraliste n’est pas propriétaire de le presse mais seulement distributeur. Il reçoit donc une commission pour la presse qu’il vend. Puis comme pour le dossier de lundi j’ai procédé au lettrage des payements différés. Puis j’ai fait les mêmes opérations pour un autre dossier mais cette fois en précisant les dates d’échéances afin de faciliter le lettrage.

Lors de cette troisième semaine de stage, j’ai saisi différentes notes de frais, factures et notes monteurs qui ont des enregistrements différents dans le logiciel SAP. J’ai ensuite mise à jour sur EXCEL la DEB (déclaration d’échange de bien). Mais aussi procédé au préenregistrement de factures, qui consiste en faite à saisir une facture comportant un litige, elle ne sera donc pas parmi les factures comptabilisé mais dans un groupe appart en attendant que le litige disparaisse.

J’ai de plus procédé à des relance clients, ou il était question de leur demandé de bien vouloir payer leurs dettes. J’ai pu relancé les différents clients de plusieurs pays, ce qui m’a permis d’écrire et répondre en anglais ou espagnol. J’ai aussi répondu à des relances de nos fournisseurs qui cette fois nous demander de payer nos dettes, ce qui m’a conduit à rechercher, dans SAP, plusieurs informations, comme la recherche de la commande et si elle avait été soldé.

J’ai bien sur tout les jours reçu et comptabilisé toutes les nouvelles factures envoyées par nos fournisseurs mais je les aient aussi archivé en attente de paiement.

J’ai abordé les notions de netting et de nivellement comptable qui sont propre à la situation de l’entreprise.

Enfin, j’ai assisté à une réunion sur l’état actuel de l’entreprise, sa position dans le marché international et ses projets et objectifs futurs.

Lors de cette 3ème semaine de stage mes activités ont été assez similaires aux deux autres. A savoir des enregistrements comptables, qu’il s’agisse de factures d’achat, de vente, de relevés de banques, etc.

Néanmoins, j’ai maintenant bien en main le logiciel quadratus ce qui m’a permis de saisir le dossier complet d’un nouveau client et ainsi d’établir un grand livre fournisseur et client suite au lettrage des différents comptes pour faire apparaître ceux non soldés et ainsi pouvoir comprendre pourquoi il ne l’étaient pas, soit parce que les factures étaient trop récentes et n’avaient pas été réglées soit par oublis de pièces justificatives.

J’ai également conçu des fiches de paye dans quadrapaye, j’y ai observé que le montant de la csg non déductible pouvait par exemple être augmenté par la prévoyance.

En enregistrant des factures concernant des repas j’ai également appris que les repas pris par les clients dans le cadre de leur travail doivent être justifiés par une indication du nombre de repas payés sur la facture ainsi que le nom des personnes invitées à l’arrière du ticket. Et en comptabilité on enregistre dans le compte de mission le client qui mange seul et dans le compte de réception lorsqu’il invite d’autres clients.

J’ai aussi appris à clôturer un exercice comptable.

Enfin j’ai archivé des dossiers permanents, le but est de limiter le papier et de tout rentrer sur la base de données pour faire de la place. Il est néanmoins nécessaire de conserver les classeurs de N et N-1. Cet archivage passe par le scannage des documents se situant dans le dossier permanent, il peut s’agir de Kbis, de factures d’immobilisations ou encore de contrats d’assurances en passant par les déclarations fiscales… Chaque document scanné doit être renommé d’une façon spécifique et dans un domaine spécifique : Juridique, Comptabilité, Fiscalité, Social, Divers, Matrices comptes annuels/situations. Un document propre au logiciel quadratus permet de savoir exactement où ranger le dossier que l’on a scanné. L’enregistrement d’un document non signé est inutile et considéré comme non valable par les organismes de vérification.

Lorsque je suis arrivée au cabinet lundi matin, les collaborateurs m’ont informés qu’un virus s’était attaqué au serveur pendant le week-end et que nous devions attendre que l’informaticien le nettoie. Nous sommes restés sans serveur pendant quatre jours. De plus, il a fallu que l’entreprise chargé de commercialiser le logiciel de comptabilité utilisé par le cabinet nous renvoie les codes pour la licence d’utilisation car sans cela nous ne pouvions pas travailler. Plusieurs cabinets étant touchés, il a fallu attendre notre tour.
Pendant quatre jours nous avons donc archivé l’ensemble des dossiers des entreprises dont les exercices se terminaient en décembre 2016 et les dossiers des clients partis ou qui avaient fait faillites. Il existe un classeur pour chaque client contenant un dossier permanent et un dossier annuel, ce dossier annuel est archivé chaque année. Concernant les entreprises dont les bilans étaient établis, nous avons pris les dossiers annuels de chacune dans les classeurs pour les ranger dans des boites qui contenaient déjà les exercices précédents. Sur chaque boite est inscrit le nom de l’entreprise et les années de dossiers annuels qu’elles contiennent. Chaque boite est rangée dans des armoires par ordre alphabétique. Les documents devant être conservés dix ans, si une des boites que l’on devait rangé contenait un dossier d’avant 2007, il fallait enlever ce dossier et l’emmener dans une autre pièce pour qu’il soit par la suite jeté. Concernant les clients ayant fait faillites, il fallait retirer leurs dossiers et les mettre dans la même pièce que celle hébergeant les documents ayant plus de dix ans pour qu’ils soient jetés. Enfin, les dossiers des clients partis mais toujours en activité sont conservés dix ans dans des boites rangées par ordres alphabétiques dans une autre pièce. De plus, nous avons rangé dans les archives juridiques, les boites contenant les dossiers juridiques de chaque client. Sur chaque boite, rangées par ordre alphabétique dans des armoires, est inscrit le nom du client.
Enfin, le dernier jour nous avons put utiliser le serveur et le logiciel de comptabilité. Le virus ayant attaqué juste une semaine avant, il a fallu refaire l’ensemble des tâches que nous avions effectuées ce jour car elles étaient perdues, à savoir rentrer l’ensemble des opérations bancaires du mois de mai d’une entreprise à l’aide de son relevé bancaire dans le journal de banque de sa comptabilité.

Tous les matins nous vérifions la caisse. Nous recomptons toutes les liasses de billets, le liquide et les rouleaux de pièces. Nous rentrons toutes ses données dans un tableau EXCEL.

Le lundi est le jour de la remise d’espèce.  Dans une pochette nominative il faut remettre tous les billets qui sont dans le coffre et signer la feuille de remise. On saisit la remise d’espèce dans CEGID en mettant au débit le compte de remise d’espèce et au crédit le compte caisse.

Nous avons envoyé une facture contenant un bon d’achat à Saint Gobain pour obtenir le remboursement.

Nous avons procédé à une remise numérique de chèque sur le logiciel de banque grâce à un lecteur de chèque puis pour remettre le chèque à la banque nous nous sommes connectés au site internet de la banque. Dans CEGID nous avons saisi la remise de chèque.

Nous avons envoyé à un organisme émetteur de chèques cadeaux ceux qui avaient été encaissé au mois de juin pour que cet organisme rembourse le montant des chèques diminué d’une commission.La commission est soumise à TVA. Ensuite nous avons lettré le compte correspondant dans CEGID.

Nous avons trié par numéro croissant les bons de rétrocession puis entré le montant des bons dans un tableau EXCEL pour les facturer à la fin du mois.

J’ai pointé le compte de la banque DZB, saisi des factures d’achat dans CABEXPERT.

Puis pour finir cette journée, j’ai établi une facture sur EXCEL pour un client suite à un achat dans le magasin.

Le 27/06, j’ai lettré le compte de la DZB dans CEGID.

Nous avons pointé tous les bons d’achat du mois pour les remettre à l’organisme émetteur correspondant et obtenir le remboursement. Dans un tableau EXCEL pour chaque type de bon d’achat nous entrons le nombre, la valeur et en multipliant le nombre par la valeur nous obtenons le total ce qui nous amène à trouver le montant total obtenu pour un type de bon d’achat. Nous vérifions si le total obtenu dans le tableau EXCEL correspond au total du compte du bon d’achat dans CEGID. Le remboursement est obtenu par virement ou par chèque en gardant une commission ( entre 5% et 8% ).

Les factures qui avaient été saisi dans CABEXPERT ont été envoyé en comptabilité dans CEGID grâce au logiciel de transfert COMSX.

J’ai pointé le compte DZB ( factures reçues et la feuille avec toutes les factures qui vont être payées au fournisseur par la DZB au 29/06 ) et trié toutes les factures par ordre alphabétique.

Le 28/06, j’ai lettré les comptes de Chalonbrico dans CEGID puis dans ce même logiciel j’ai saisi les écritures de caisse.

Nous avons procédé à une préparation de paie. La période des congés payés est du 1/06 au 31/05. Nous avons vérifié les heures de travail ainsi que les temps d’absence, si les salariés ont travaillé des jours fériés, les congés payés, les maladies, les accidents du travail..

Dans CEGID nous avons saisi le nombre d’heures d’absence, les heures supplémentaires.. Puis nous avons aussi créé la paie dans CEGID. Nous devons vérifier si le montant brut est correct pour créer le bulletin avec les informations saisies.

Il faut vérifier la paie dans CEGID avec le tableau EXCEL en prenant compte les indemnités, les avantages en nature, les absences pour chaque personne.

Le 29/06, j’ai créé des courriers pour obtenir des paiements.

J’ai vérifié des factures, il faut regarder si le montant HT de la facture reçue du fournisseur est égal au montant HT du bon de réception. La différence peut provenir d’un problème de quantité, d’un manque de marchandises, de remises, d’objets gratuits, du montant d’un produit différent ou d’un problème de TVA. Si cette situation se produit alors il y a un litige, il faut redonner la facture et le bon de réception à Mme Dubreuil.

Nous avons remis des chèques à la banque avec l’application de la banque. Avec le lecteur de chèque nous procédons à une capture du chèque qu’il faut nommer. Nous devons annoncer le montant et le nombre de chèque qu’il faut obtenir à la fin de la remise virtuelle. Le fichier obtenu est exporté en banque. Il faut remplir un bordereau de remise de chèque avec la date du chèque, le nombre ainsi que le montant total , ce bordereau est envoyé à la banque avec le(s) chèque(s).  La banque n’aura pas besoin de rentrer toutes les données du chèque manuellement.

Sur le site internet de la banque, il faut transférer le fichier à la banque puis le valider. Dans CEGID nous saisissons une écriture de remise de chèque.

Dans ACCESS nous avons entré les heures des employés pour une semaine. Il faut noter ceux qui sont en vacances, maladie, congé parental.. Un cadre est payé à la journée de présence et non à l’heure.

J’ai saisi des factures d’achat dans CAB, sur certaines factures il y avait une remise qui n’apparaissait pas sur le bon de réception , nous avons modifié le bon de réception en ajoutant la remise.

Nous avons fait des virements bancaires pour payer des achats.

J’ai fait des demandes d’avoir au service après vente que nous enregistrons dans CABEXPERT.

Cette demande d’avoir est imprimée en deux exemplaires, un pour le fournisseur et un que nous conservons avec la réponse du fax. Nous faxons au fournisseur le ticket d’achat du produit avec la fiche de défectueux rempli par les caissières. Cette fiche contient le nom du fournisseur, le nom du produit et le problème du produit. Le fournisseur fait l’avoir pour rembourser le magasin et le produit est détruit ou repris par le fournisseur.

Le 30/06, j’ai pointé le compte de la DZB et les factures reçues depuis le dernier pointage.

Dans EXCEL j’ai facturé des rétrocessions, dans CAB j’ai saisi des factures d’achat.

Dans CEGID j’ai lettré des comptes.

Cette semaine, j’ai effectué les taches suivantes :

• Participation à une réunion partenariale nivernaise
  • Présentation du rapport sociétal et du rapport d’activité 2016 de la couveuse aux partenaires nivernais en présence de représentants de la communauté d’agglomération de Nevers et d’entrepreneurs nivernais accompagnés par la couveuse.
• Constatation, déclaration et règlements de la TVA pour chaque entrepreneurs et celle de la structure
• Contrôle des stocks pour les entrepreneurs
• Vérification du paiement des factures avec le relevé bancaire
• Collecte d’informations préalables à l’élaboration du budget prévisionnel grâce au logiciel comptable

Le cabinet dans lequel j’effectue mon stage est composé d’un expert comptable, Mr Chéry, qui en est le dirigeant, de 5 comptables et une secrétaire. Ma tutrice est Madame Laclé, elle occupe le poste de comptable.

Au cours de cette première semaine, j’ai pu procéder à la saisie de factures d’achats, de ventes, des opérations de caisse et la tenue du journal de Banque pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2016 d’un opticien. Il s’agit d’une EURL. Le logiciel que j’utilise pour la saisie comptable est EBP.

Concernant ce dossier, j’ai procéder à la création de divers comptes et percevoir l’utilité de la création d’un compte 401RES ET 401CAR pour centraliser les dépenses effectuées au niveau de la restauration et du carburant en faisant figurer dans le libellé des écritures le nom des restaurants et stations service. Lors de la saisie comptable dans le journal de banque, lorsqu’il s’agit de chèques à destination du compte courant du dirigeant, le compte 108 n’est pas employé car il ne s’agit pas d’une entreprise individuelle, on emploie donc le compte 455.

En traitant les factures d’achat en complément des explications fournies par ma tutrice, j’ai pu établir certaines spécificités propres aux opérations en Martinique et surtout celles qui s’effectuent avec la France et les autres Départements d’outremer :

• Les taux de TVA en Martinique différent de ceux de la France métropolitaine, le taux normal est de 8,5% et le taux réduit de 2,1% cependant ils conservent les mêmes règles d’application que la France.
• En ce qui concerne l’application de la TVA, conformément à l’article 294 du code général des impôts, l’entrée d’un bien en provenance de la France métropolitaine, d’un état de l’union européenne, de la Guyane ou de la Réunion à destination de la Martinique sont des importations. Ainsi les factures des fournisseurs sont exonérées de TVA, cette dernière devient exigible lors du dédouanement.
• Une taxe spécifique apparaît sur les factures du transitaire : l’octroi de mer qu’on enregistre dans le compte 608 Frais accessoires. Cette taxe s’applique aux importations de biens en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique et à la Réunion (sauf entre la Martinique et la Guadeloupe). Il s’agit de l’octroi de mer externe. Il existe également un octroi de mer interne. Les assujettis à cet octroi de mer interne sont ceux qui réalisent uniquement des opérations de fabrication, transformation, rénovation, opérations agricoles ou extractives dont le chiffre d’affaire est supérieur ou égal à 300 000 euros par an. Les redevables ont pour obligation de transmettre une fiche d’identification au bureau du Port, de verser trimestriellement la taxe à la recette régionale des douanes. Concernant la comptabilité, en cas d’octroi de mer interne, les assujetties doivent tenir une comptabilité qui distingue les opérations soumises à cette taxe et les autres. Ils doivent mentionner la taxe sur la facture quand les clients sont eux-mêmes assujetties. Ils doivent conserver la comptabilité et les pièces justificatives pendant 3 ans. Les taux sont votés par chaque ultramarin. L’objectif de cette taxe est de contribuer au développement des DOM en permettant à la production locale de faire face à la concurrence des produits importés.

J’ai pu également télétransmettre la déclaration de TVA de deux clients et procéder au paiement également en m’assurant d’enregistrer l’accusé de réception et l’ordre de virement servant de preuves notamment en cas de litiges avec l’administration fiscale.

Le cabinet d’expertise comptable n’étant pas spécialisé dans un secteur d’activité, ils s’occupent donc de la comptabilité d’association. J’ai donc profité pour m’informer auprès de ma tutrice des différences entre une comptabilité d’une société et celle d’une association. Il en est ressorti qu’il n’y a pas de TVA, que les bénéfices ne sont pas soumis à l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu.  Il n’y a donc pas de liasse fiscale à déposer aux impôts.

J’approfondirai prochaine ce sujet avec madame Laclé en étudiant la comptabilité d’une association, nous verrons également les régularisations des comptes d’attente, le lettrage et la différence entre une comptabilité d’engagement et une comptabilité de trésorerie, ainsi que le rapprochement bancaire.

Tout d’abord j’ai decouvert et appris a utiliser le logiciel CEGID, cette semaine a été une semaine de formation et d’adaptation.
J’ai majoritairement effectué de la saisie comptable, nottament l’enregistrement des factures d’achat, de vente, de caisse, les relevés bancaires, les déclarations de TVA…

Ces opérations ont été effectuées sur les dossiers de divers clients ayant pour activité l’electricité, la plomberie, le conseil,..

J’ai egalement effectué des lettrages, que je devais ensuite contrôler et verifier pour pouvoir corriger afin de faire moins d’erreurs.
Rangement des pièces comptables sur lesquelles je me suis appuyée pour effectuer les tâches.

Declaration de TVA d’un client faite par moi meme, assistée et guidée par un comptable sur impots.gouv au nom du cabinet, à l’aide d’un tableur excel formalisé.

L’accueil et les collaborateurs très sympatiques et chaleureux qui m’ont agréablement bien reçus et aidé lorsque j’avais des questions et des difficultés (surtout pendant la decouverte et l’utilisation du logiciel)

Lundi, j’ai saisi les factures de vente et d’achat d’un client revendeur de vin sur un an ainsi que ses relevés bancaires. J’ai pointé chacun des chèques qui étaient en compte d’attente pour les attribuer à la bonne opération.

Ce même jour j’ai saisie également les factures d’achats et de ventes d’un paysagiste.

Mardi, j’ai fini d’enregistrer les précédentes factures du paysagiste ainsi que ses relevés bancaires avec encore un pointage des chèques en compte d’attente. De plus, j’ai saisi les factures de ventes d’un autre paysagiste puis les factures et relevés d’un artisan en bâtiment.

Mercredi, j’ai écouté mon maître de stage sur plusieurs appels à des clients pour voir comment cela se déroulait. L’après-midi, étant donné qu’il manquait des documents fournis par les clients, j’ai classé et rangé tous les dossiers du cabinet dans un ordre différent de celui précédemment utilisé. De plus, j’ai édité plusieurs documents Excel pour pouvoir se repérer quant aux contenus des armoires.

Jeudi, j’ai archivé les dossiers obsolètes toute la matinée. L’après-midi j’ai tenté de répondre à la question de la possibilité d’achat d’un nouveau camion par un client. Pour y répondre, j’ai utilisé les données du client comme son dernier bilan, compte de résultat, ou encore solde intermédiaire de gestion.

Vendredi, j’étais en « congés » car les employés avaient un rassemblement commun à Mâcon auquel je ne pouvais participer.

Au cours de cette deuxième semaine j’ai pu faire des pochettes « Banque » et « Achat » afin de classer les documents d’un client par mois/années. Dans la même idée j’ai fait les dossiers (vierges) des futurs clients. Tout cela m’a permis de mieux comprendre l’organisation du cabinet, ainsi que la classification et le rangement des dossiers.

J’ai aussi essayé de faire un dossier de révision d’un client, en vérifiant 12 cycles.

Et les saisies habituelles de facture/avoir.