J’ai commencé mon lundi par la réunion habituelle (problèmes rencontrés + nouveautés comptables, fiscales et juridiques). J’ai ensuite lettré les comptes du dossier de Mr Thibert (le généalogiste), j’ai saisi la caisse de la pizzeria et lettré ses comptes.

J’ai commencé la saisie des achats d’un vendeur de vélos, scooters et motos. Puis j’ai du reprendre le dossier de la boulangerie, pour enregistrer les factures qui n’avaient pas été comptabilisés en faisant la différence entre la pâtisserie à 5,5% et à 10%, la boulangerie, les achats pour revente à 5,5% et à 10%, les surgelés,… J’ai effectué la saisie de la caisse, l’intégration bancaire et trier le compte d’attente.

J’ai effectué une déclaration de TVA d’un bureau de tabac à l’aide d’une comptable. Il faut faire la différence entre les revenus : il y a les commissions qu’il touche sur la vente de tabac, de jeux à gratter (8,85% du prix de vente) et les revenus de la revente de marchandises (briquets,…).

J’ai repris mon dossier de vente de vélos, scooters et motos dans lequel j’ai saisi les ventes, la première banque puis j’ai intégré la seconde. J’ai trié mon compte d’attente et j’ai fini par le lettrage des comptes.

Pour cette dernière semaine, on m’a de nouveau confié la saisie d’un dossier (toujours un exploitant en individuel).

Amélie (une comptable) m’a expliqué les différentes étapes du montage d’un bilan et l’établissement de la liasse fiscale. Ce travail passe au préalable par la révision des comptes (en commençant par les classes de 1 à 5, puis de 6 à 7).

Chaque comptable doit aussi, pour chaque dossier, remplir un questionnaire de TRACFIN. Le dossier de gestion est ensuite établi, puis l’ensemble du dossier est donné à Annie (référent comptable) pour le visa.

Amélie m’a aussi montré une simulation de calcul des prélèvements obligatoires consécutifs à un GAEC : la société a eu le choix entre 3 amortissements (mini, maxi, maxi + DPI (déduction pour investissement)), le but étant de diminuer le plus possible ces prélèvements. Ce cas rentre dans la problématique de l’optimisation fiscale : cependant, si le but est de diminuer au maximum les prélèvements obligatoires, il ne faut pas perdre de vue la cotisation à la retraite (de la MSA) qui se calcule sur le montant des cotisations sociales de l’année : plus celles-ci sont faibles, moins le nombre de points retraite est élevé. Il faut donc trouver un juste milieu.

Au final, ce stage aura été très intéressant et très bénéfique pour moi. Je remercie donc tous les collaborateurs pour l’accueil qui m’a été réservé et le temps qu’ils m’ont accordé.

Pour cette cinquième et dernière semaine de stage, j’ai pu observer ce que l’on appel les DSN (déclaration sociale nominative), pour deux sociétés. Il s’agit de la nouvelle méthode de déclaration des charges sociales pour les organismes sociaux, étant bien plus rapide, avec moins de papier mais qui demande beaucoup de temps au paramétrage.

Après cette DSN, je suis retourné à mon dossier que j’avais commencé en fin de semaine dernière : le garage automobile qui a été immatriculé au RCS fin janvier et pour qui nous faisons la comptabilité. J’ai donc continué à enregistrer les factures fournisseurs qu’il a accumulé depuis cette date, ce qui représente beaucoup de travail. Ce dossier m’a occupé toute la semaine, même si je n’ai pas fait que ça, puisqu’il y a eu des moments où je faisais autre chose. J’ai donc pu voir et faire le paramétrage du compte client pour automatiser le plus d’action possible (pour gagner en efficacité). J’ai finis ce dossier une demie-heure seulement avant la fin officielle du stage.

Durant la semaine, je n’ai pas fait que ce dossier, j’ai aidé la comptable avec qui je travail à faire un contrôle de TVA et à rechercher une erreur, puisque les calculs ne correspondaient pas. En effet il y avait une écriture dont la TVA n’était pas passée dans le bon compte (elle n’était pas marquée en TVA intracommunautaire).

J’ai également observé une autre fois l’établissement d’un bilan et d’une liasse fiscal. Le tableau de financement proposé par le logiciel n’était pas équilibré, il a donc fallut trouver l’erreur. Elle s’était glissée dans les emprunts (les remboursements et les augmentations de dettes financières).

J’ai également repris un dossier sur lequel j’avais déjà travaillé pour faire la déclaration de TVA du mois de mai, mais cette fois en faisait la déclaration du mois juin. Ce dossier est une laverie.

Pour le rapport de stage, je voudrais le faire sur les paies, plus particulièrement sur les charges sociales (donc leur établissement via les paies jusqu’à leur déclaration via la DSN).  

Je remercie tous les collaborateurs, et experts, ainsi que les autres stagiaires pour l’accueil et pour les travail qu’ils m’ont permis de réaliser. J’ai été occupé toute la durée de mon stage, qui est d’ailleurs passé très vite, je n’ai pas eu le temps de voir passer les quatre semaines de stage. Il a été très intéressant à réaliser, avec beaucoup de travail intéressant.

La dernière semaine a été plutôt calme, mon maître de stage et d’autres comptables étant en vacances .. j’ai eu moins de tâches à faire.

J’ai terminé de saisir des écritures dans la caisse de Cruzille (j’avais rencontré des problèmes avec des tiers non existants dans SAGE, des références identiques pour deux notes de frais différentes..) J’ai ensuite classé les différentes notes de frais, avances et factures dans les classeurs correspondant.

Un comptable parti en vacances m’avait laissé du travail à faire, je devais faire un rapprochement bancaire (encore) d’un autre compte du siège de la mutualité, j’ai édité la balance générale et le rapprochement à zéro, vérifier les soldes avec le solde sur le relevé bancaire. J’ai édité les balances générales d’autres « petits comptes » qui ne donnaient pas lieu à un rapprochement comme je l’avais fait la semaine dernière.

J’ai de nouveau saisie des factures de dentaire, audio et optique; c’était assez simple pour moi car je l’ai déjà fais a plusieurs reprise. J’ai parfois lettrer des écritures car des factures datant de mai ou encore avril avait déjà été payées alors qu’on réceptionnait la facture seulement maintenant.

J’ai utilisé excel pour repartir une facture dentaire entre les différents centres dentaires. En effet sur la facture ne figurait que le nom des dentistes, il fallait que je recherche dans quel cabinet ils travaillaient et je devais les regrouper par centres afin de répartir l’analytique entre chaque centres correctement.

On m’a également confié une pile de feuilles émisent par la banque; je les ai triées par compte mais je n’ai pas pu saisir les commissions car nous n’avions pas reçus toutes les feuilles que la banque envoie habituellement.

Enfin la comptable fournisseurs m’a édité des grands livres auxiliaires pour le dentaire et l’audio pour les comptes fournisseurs; afin que je procède au lettrage des écritures qui ne l’étaient pas encore.

La quatrième semaine de stage a été un peu plus décousu étant donné que le local de Capec de Chalon se trouvait être en travaux pour refaire les sols (donc la semaine a été beaucoup de déménagements et de réaménagements des bureaux avec tous les meubles, documents et matériels informatiques).

Cependant, cela ne m’a pas empêché de terminer la révision du dossier donné par mon maître de stage.

De plus, j’ai accompagné la manager en déplacement pour récupérer la comptabilité d’un client (il n’utilise pas le même logiciel que Capec). Ainsi j’ai pu observer les procédures pour les différents logiciels, une discussion sur l’avenir de la société, les informations échangées. Nous sommes repartis avec des classeurs contenant les documents à scanner pour faire la révision comptable du dossier. Une fois de retour, j’ai scanner les documents utiles à la révisions et rangés dans la GED (Gestion Electronique de Documents) puis je les associés a des écritures comptables pour facilité la vérification des montants lors de la révision. Cela m’a permis de voir le travail fourni en amont de la révision pour qu’elle soit le plus efficace possible. Bien évidement, la manager m’a conviée à réviser le dossier avec elle directement sur le logiciel comptable.

Durant cette semaine, j’ai pu saisir un dossier dont l’activité est aussi assez particulière. J’ai saisie les factures dans le journal d’achat et la banque. J’ai aussi enregistré la caisse et fait la déclaration de TVA avec l’aide de l’assistante comptable de l’équipe.

Lors de cette troisième semaine de stage, j’ai pu accompagner mon maître de stage lors d’un rendez vous client a l’extérieur. Nous avons visités les locaux de la nouvelle entreprise (c’est un rachat d’une entreprise donc l’ancien cabinet qui s’occupait de la comptabilité doit transmettre les informations et la comptabilité précédente à Capec). Ce rendez vous avait pour but la signature de la lettre de mission entre Capec et cette entreprise (dont les modalités avaient été discutés avant mon stage). Mon maître de stage a aussi expliqué les documents dont il aurait besoin pour saisir la comptabilité de l’entreprise (ce qui n’a pas été toujours facile a expliquer du fait des habitudes en place du gérant) et du mode de fonctionnement de la caisse (et de ses obligations futures prévu par la loi).

Cette semaine, j’ai aussi pu assister la manager de l’équipe de Chalon lors de la révision d’un dossier. Elle m’a expliqué le mécanisme de la révision comptable et celle de Capec et montrer les ORI (Outils de Révision Intégrés) qu’elle utilisait ainsi que la mise en place de la charge de qualité client de Capec. Une fois la révision du dossier fini, la manager m’a mis le dossier client sur leur logiciel en local (pour que cela n’interfère pas avec la révision qu’elle venait de terminer) et m’a dit d’essayer de faire la révision complète de ce dossier comme s’il n’y avait rien eu de fait. J’ai donc révisé le dossier entièrement toute seule avec parfois son aide lorsque je bloquais. Les cycles les plus dur à réviser étaient celui de l’Etat (TVA, IS, …) et celui du Social (Salaires, DADS, …). Les plus simples ont été ceux des Achats/Fournisseurs et des Ventes/Clients.Une fois la révision terminée, mon maitre de stage m’a donné un autre dossier à réviser (toujours en local) où j’ai du faire pareille que le premier.

Cette semaine a été axée sur 2 dossiers principalement et un rendez vous client.

J’ai assisté mon maître de stage lors d’un rendez vous avec un potentiel futur client. Ce dernier était venu avec un dossier solide pour monter son entreprise (statuts de la future SAS, prévisionnel déjà fait avec la BGE, …). Il venait donc s’informer sur Capec vis a vis de ses attentes : les services proposés, le prix des honoraires, la relation entre Capec et lui, … Ce rendez vous était très intéressant car j’ai pu voir la démarche et le coté commercial que proposait Capec pour ses clients.

D’autre part, j’ai saisie deux dossiers assez important : l’un était une entreprise qui venait d’être créer et l’autre était une saisie sur une année complète.

Le premier dossier porte sur une entreprise qui a été crée le 15 Avril 2017 mais dont certains mouvements de comptabilité (surtout des achats) avaient déjà été effectués avant la date de création de l’entreprise. Et ainsi mon maître de stage me confia la tache d’enregistrer les écritures comptables de cette nouvelle entreprise (c’est a dire les achats effectués avant et après la date de création, l’enregistrement du capital social, les nouveaux mouvements bancaires, …).

Le deuxième dossier porte sur une entreprise qui a une saisie comptable particulière : mon maître de stage fait sa saisie comptable qu’une fois par an, c’est a dire qu’il saisie l’année entière en une seule fois dans l’année et fait la révision des comptes tout de suite après (bilan, résultat d’exercice, annexe, …). Il m’a donc chargé de faire la saisie entière de ce client (journal d’achat, de vente, de banques et opérations diverses) avec ses petites particularités (par exemple : la facture d’achat de ligne téléphonique ne s’écrit pas dans le journal d’achat mais elle se vérifie dans le journal de banque).

Lors de mon stage à la SAS Sobotram Transport et Logistique, j’ai essentiellement participé à la comptabilité clients et fournisseurs ainsi qu’à la gestion des immobilisations.

1) Comptabilité clients / fournisseurs

Le service comptable dispose d’un logiciel spécifique :   SUPRA-C. Ce logiciel est commun à toutes les sociétés du groupe Sobotram avec un module différent pour chaque société et un plan comptable d’entreprise commun.

Encaissement clients : chaque matin, le relevé de banque est disponible avec les virements reçus sur le compte de la société Sobotram. Il faut alors retrouver les comptes des clients correspondant à ces virements pour les enregistrer en comptabilité. Pour chaque virement, chèque ou lettre de change, on note le numéro client et le numéro de facture. Puis on peut saisir les encaissements. Dans le logiciel comptable, un numéro de suivi est attribué à chaque encaissement enregistré. Il y a différents masques pour la saisie des encaissements. Sur le premier masque il faut mettre la date, l’intitulé, le montant du virement. Sur le second masque nous sélectionnons les factures que nous désirons lettrer. Normalement, le logiciel nous autorise à valider seulement lorsque l’écriture est équilibrée. Une fois toutes les écritures validées, nous devons imprimer un brouillard et comptabiliser afin que le lettrage se fasse automatiquement.

Factures fournisseurs : une fois les factures fournisseurs reçues, il faut les traiter en comptabilité, toute une chaîne commence alors pour les factures. Tout d’abord la comptable prend connaissance de la facture, elle met en évidence la date, l’entreprise à laquelle elle est envoyée, il faut bien vérifier que ce soit pour Sobotram, la somme à payer, le numéro de facture. On met un tampon avec le numéro de compte du fournisseur, on vérifie qu’il correspond bien à l’adresse indiquée. Puis, si c’est un client avec qui nous travaillons régulièrement nous vérifions si l’IBAN et la clef de sécurité sont communiqués sur la facture afin de les comparer avec nos données pour être sûrs de faire le virement à la bonne entreprise. S’il n’y a pas de coordonnées bancaires sur la facture, on vérifie le numéro de Siret. Dans le cas où nous n’avons pas travaillé avec lui depuis plus d’un an, nous prenons contact afin que l’entreprise nous transmette son RIB.

Lorsque toutes les vérifications sont terminées, on transmet la facture au service de comptabilité générale qui se charge de remplir dans le tampon le numéro de compte de charge et puis la section analytique.

On peut ensuite récupérer les factures et les saisir sur le logiciel comptable. Comme pour les encaissements, il y a différents masques. Sur le premier, on renseigne le mois comptable, le journal dans lequel nous voulons l’enregistrer. Sur le deuxième masque on renseigne tout d’abord la date, le numéro de facture, l’intitulé de la facture (le nom du fournisseur), et le nom de sa banque. Puis sur le dernier masque, on fait la ventilation dans les différents comptes. Une fois le traitement terminé, le logiciel attribue un numéro de suivi de facture que l’on note sur la facture ainsi que la date d’échéance. Pour vérifier notre travail, le logiciel comptable permet d’éditer un brouillard qui permet avant validation complète de repérer de potentielles erreurs. Avant de payer ces factures il faudra que la personne qui a fait la demande du service ou du bien vérifie que la facture correspond à ce qu’elle a demandé et que la direction mette sa signature sur le bon à payer. Une fois débloquées, elles seront réglées à leur date d’échéance.

Pour régler les factures, il faut tout d’abord imprimer l’échéancier et le comparer avec les factures. Certaines factures vont être bloquées donc il ne faut pas les payer et les mettre de côté. On édite ensuite le bordereau de virement qu’on vérifie (il faut qu’il y ait bien un numéro d’IBAN sur chaque ligne), puis l’avis de règlement. On confirme le télévirement et on appelle la banque un peu plus tard pour vérifier qu’il est bien arrivé.

2) Gestion des immobilisations

Le logiciel SUPRA-C a un module de gestion des immobilisations. Comme le groupe Sobotram a racheté la société Dupont Bedu en 2015, il fallait reprendre toutes les immobilisations de DUPONT Bedu afin qu’elles apparaissent dans le logiciel car la société avait un logiciel comptable différent et aucune passerelle n’était possible entre les deux logiciels. Il fallait remettre les numéros de comptes d‘immobilisations pour que les comptes d’immobilisations soient communs à l’ensemble du groupe. J’ai donc effectué la saisie des immobilisations.

Pour ce faire, nous avions un tableau Excel des données des immobilisations avec leur numéro, leur compte, leur section analytique, le montant de l’immobilisation toutes les informations concernant l’amortissement (date, durée, linéaire ou non …)

Dans le logiciel SUPRA-C une partie est dédiée aux immobilisations ; pour chaque immobilisation il fallait créer une nouvelle fiche et mettre tous les renseignements Excel.

Une fois la saisie des fiches terminée, il fallait la contrôler. Afin de vérifier au mieux, il fallait reprendre immobilisation par immobilisation dans Excel et dans le logiciel, nous avons également décidé d’appliquer des filtres et d’effectuer des vérifications par cohérence.

Le travail était long et fastidieux car il y avait plus de 200 immobilisations à reprendre.

Pour cette quatrième semaine de stage, j’ai contrôlé le chiffre d’affaire d’une société : pour cela on reprends les bases de calcul de la TVA et on regarde si le montant de la TVA collectée correspond bien. Il n’y avais pas d’erreur donc cela à été très rapide à faire.

Ensuite j’ai enregistré les écritures de caisse d’un bar. Il faut détailler au jour le jour les entrées, que ce soit des cartes bleus, des espèces, ou des chèques.

J’ai également regarder en début de semaine l’établissement de feuilles de paies et j’ai pu retrouver le détail des calculs de certaines bases par moi-même, puisque le logiciel fait tout tout seul.

Pour continuer, j’ai du remplir un tableau excel qui reprenait tous les éléments de caisse d’une autre société avec un tableau par jour. Cela permet à la comptable qui m’a donner ce travail de contrôler la caisse par la suite.

J’ai fait un autre tableau excel qui reprend le détail des stocks d’un bar, j’ai donc recopier le tableau du client pour le lui rendre et cela à permis également de voir s’il à fait des erreurs de calculs. Et en effet il y en avait deux, dont une erreur sur le montant total des stocks.

Ensuite une autre comptable m’a demander de l’aider à reprendre toutes les déclarations de TVA et reconstituer le chiffre d’affaire déclaré et les écritures qui ont été passés car c’est un nouveau dossier pour la cabinet qui à été mal géré auparavant et la comptable voulait repartir sur de bonnes bases pour pouvoir mieux gérer le dossier. J’ai repris donc toutes les déclarations de TVA faites depuis 2013 et j’ai remis les informations dans un tableau excel. Ce client est dans le bâtiment, il peut être soumis à tous les taux de TVA, et il fallait retrouver le chiffre d’affaire correspondant à chaque taux pour chaque mois depuis 2013.

J’ai également assister à l’ouverture d’un nouveau dossier : un garage qui vient de s’installer et dont on commence la comptabilité. J’ai donc enregistrer les premières factures fournisseurs de janvier à juin. Cela prend du temps mais il est intéressant de voir les paramétrage des dossiers au fur et à mesure, cela permet de voir le travail qu’il faut faire en amont à l’ouverture d’un dossier pour que le logiciel automatise le plus de chose possible.

Au debut de cette semaine j’ai procedé au classement par ordre de dates et a la saisie comptable habituelle d’une EURL de travaux de maçonnerie (achats, ventes, relevés de banque,..) j’ai pu ainsi découvrir quelques specificités nottament en matiere de recuperation de TVA en cas de sous-traitance.

J’ai ensuite lettré et verifié les comptes de tiers (fournisseurs et clients) et verifié la concordance des soldes du compte bancaire entre les relevés et la comptabilité.

Ensuite, grace aux complements fournis par les relevés bancaires j’ai affecté les montants inscrits en compte d’attente (471) dans les bons comptes comptables.

J’ai également rempli et envoyé un mandat e-bics a un client, il doit le signer et le retourner au cabinet pour permettre de gagner du temps et limiter les erreurs lors de la saisie des relevés qui sera alors automatique ; c’est un veritable gain de temps car c’est une tache répetitive et source de beaucoup d’erreurs.

Enfin, de mercredi a vendredi j’ai archivé les dossiers des années précedentes pour liberer de la place dans les placards du cabinet.