Lors de mon stage à la SAS Sobotram Transport et Logistique, j’ai essentiellement participé à la comptabilité clients et fournisseurs ainsi qu’à la gestion des immobilisations.

1) Comptabilité clients / fournisseurs

Le service comptable dispose d’un logiciel spécifique :   SUPRA-C. Ce logiciel est commun à toutes les sociétés du groupe Sobotram avec un module différent pour chaque société et un plan comptable d’entreprise commun.

Encaissement clients : chaque matin, le relevé de banque est disponible avec les virements reçus sur le compte de la société Sobotram. Il faut alors retrouver les comptes des clients correspondant à ces virements pour les enregistrer en comptabilité. Pour chaque virement, chèque ou lettre de change, on note le numéro client et le numéro de facture. Puis on peut saisir les encaissements. Dans le logiciel comptable, un numéro de suivi est attribué à chaque encaissement enregistré. Il y a différents masques pour la saisie des encaissements. Sur le premier masque il faut mettre la date, l’intitulé, le montant du virement. Sur le second masque nous sélectionnons les factures que nous désirons lettrer. Normalement, le logiciel nous autorise à valider seulement lorsque l’écriture est équilibrée. Une fois toutes les écritures validées, nous devons imprimer un brouillard et comptabiliser afin que le lettrage se fasse automatiquement.

Factures fournisseurs : une fois les factures fournisseurs reçues, il faut les traiter en comptabilité, toute une chaîne commence alors pour les factures. Tout d’abord la comptable prend connaissance de la facture, elle met en évidence la date, l’entreprise à laquelle elle est envoyée, il faut bien vérifier que ce soit pour Sobotram, la somme à payer, le numéro de facture. On met un tampon avec le numéro de compte du fournisseur, on vérifie qu’il correspond bien à l’adresse indiquée. Puis, si c’est un client avec qui nous travaillons régulièrement nous vérifions si l’IBAN et la clef de sécurité sont communiqués sur la facture afin de les comparer avec nos données pour être sûrs de faire le virement à la bonne entreprise. S’il n’y a pas de coordonnées bancaires sur la facture, on vérifie le numéro de Siret. Dans le cas où nous n’avons pas travaillé avec lui depuis plus d’un an, nous prenons contact afin que l’entreprise nous transmette son RIB.

Lorsque toutes les vérifications sont terminées, on transmet la facture au service de comptabilité générale qui se charge de remplir dans le tampon le numéro de compte de charge et puis la section analytique.

On peut ensuite récupérer les factures et les saisir sur le logiciel comptable. Comme pour les encaissements, il y a différents masques. Sur le premier, on renseigne le mois comptable, le journal dans lequel nous voulons l’enregistrer. Sur le deuxième masque on renseigne tout d’abord la date, le numéro de facture, l’intitulé de la facture (le nom du fournisseur), et le nom de sa banque. Puis sur le dernier masque, on fait la ventilation dans les différents comptes. Une fois le traitement terminé, le logiciel attribue un numéro de suivi de facture que l’on note sur la facture ainsi que la date d’échéance. Pour vérifier notre travail, le logiciel comptable permet d’éditer un brouillard qui permet avant validation complète de repérer de potentielles erreurs. Avant de payer ces factures il faudra que la personne qui a fait la demande du service ou du bien vérifie que la facture correspond à ce qu’elle a demandé et que la direction mette sa signature sur le bon à payer. Une fois débloquées, elles seront réglées à leur date d’échéance.

Pour régler les factures, il faut tout d’abord imprimer l’échéancier et le comparer avec les factures. Certaines factures vont être bloquées donc il ne faut pas les payer et les mettre de côté. On édite ensuite le bordereau de virement qu’on vérifie (il faut qu’il y ait bien un numéro d’IBAN sur chaque ligne), puis l’avis de règlement. On confirme le télévirement et on appelle la banque un peu plus tard pour vérifier qu’il est bien arrivé.

2) Gestion des immobilisations

Le logiciel SUPRA-C a un module de gestion des immobilisations. Comme le groupe Sobotram a racheté la société Dupont Bedu en 2015, il fallait reprendre toutes les immobilisations de DUPONT Bedu afin qu’elles apparaissent dans le logiciel car la société avait un logiciel comptable différent et aucune passerelle n’était possible entre les deux logiciels. Il fallait remettre les numéros de comptes d‘immobilisations pour que les comptes d’immobilisations soient communs à l’ensemble du groupe. J’ai donc effectué la saisie des immobilisations.

Pour ce faire, nous avions un tableau Excel des données des immobilisations avec leur numéro, leur compte, leur section analytique, le montant de l’immobilisation toutes les informations concernant l’amortissement (date, durée, linéaire ou non …)

Dans le logiciel SUPRA-C une partie est dédiée aux immobilisations ; pour chaque immobilisation il fallait créer une nouvelle fiche et mettre tous les renseignements Excel.

Une fois la saisie des fiches terminée, il fallait la contrôler. Afin de vérifier au mieux, il fallait reprendre immobilisation par immobilisation dans Excel et dans le logiciel, nous avons également décidé d’appliquer des filtres et d’effectuer des vérifications par cohérence.

Le travail était long et fastidieux car il y avait plus de 200 immobilisations à reprendre.