Lorsque je suis arrivée au cabinet lundi matin, les collaborateurs m’ont informés qu’un virus s’était attaqué au serveur pendant le week-end et que nous devions attendre que l’informaticien le nettoie. Nous sommes restés sans serveur pendant quatre jours. De plus, il a fallu que l’entreprise chargé de commercialiser le logiciel de comptabilité utilisé par le cabinet nous renvoie les codes pour la licence d’utilisation car sans cela nous ne pouvions pas travailler. Plusieurs cabinets étant touchés, il a fallu attendre notre tour.
Pendant quatre jours nous avons donc archivé l’ensemble des dossiers des entreprises dont les exercices se terminaient en décembre 2016 et les dossiers des clients partis ou qui avaient fait faillites. Il existe un classeur pour chaque client contenant un dossier permanent et un dossier annuel, ce dossier annuel est archivé chaque année. Concernant les entreprises dont les bilans étaient établis, nous avons pris les dossiers annuels de chacune dans les classeurs pour les ranger dans des boites qui contenaient déjà les exercices précédents. Sur chaque boite est inscrit le nom de l’entreprise et les années de dossiers annuels qu’elles contiennent. Chaque boite est rangée dans des armoires par ordre alphabétique. Les documents devant être conservés dix ans, si une des boites que l’on devait rangé contenait un dossier d’avant 2007, il fallait enlever ce dossier et l’emmener dans une autre pièce pour qu’il soit par la suite jeté. Concernant les clients ayant fait faillites, il fallait retirer leurs dossiers et les mettre dans la même pièce que celle hébergeant les documents ayant plus de dix ans pour qu’ils soient jetés. Enfin, les dossiers des clients partis mais toujours en activité sont conservés dix ans dans des boites rangées par ordres alphabétiques dans une autre pièce. De plus, nous avons rangé dans les archives juridiques, les boites contenant les dossiers juridiques de chaque client. Sur chaque boite, rangées par ordre alphabétique dans des armoires, est inscrit le nom du client.
Enfin, le dernier jour nous avons put utiliser le serveur et le logiciel de comptabilité. Le virus ayant attaqué juste une semaine avant, il a fallu refaire l’ensemble des tâches que nous avions effectuées ce jour car elles étaient perdues, à savoir rentrer l’ensemble des opérations bancaires du mois de mai d’une entreprise à l’aide de son relevé bancaire dans le journal de banque de sa comptabilité.