En ce début de semaine nous avons traité la facturation des clients en compte ( sociétés, mairies, collèges..). Ces clients disposent d’un compte dans le magasin et de quelques avantages comme une remise de 10% à chaque passage en caisse et reçoivent une facture à la fin du mois contenant les achats qu’ils doivent régler mais cette somme ne peut dépasser 1000€. Le logiciel de caisse STOREMATE imprime les factures le dernier jour du mois. Les clients ont 60 jours pour payer.  Nous devons saisir ces factures dans CEGID.

Sur EXCEL nous devons remplir un tableau de suivi trimestriel des clients en compte. C’est un comparatif des achats réalisés par chaque client en compte. Pour remplir ce tableau nous faisons un export de CEGID à EXCEL. Dans ce tableau nous retrouvons seulement les clients en compte qui n’ont pas payé directement lors de leur passage en caisse car lors d’un achat ils ont le choix entre payer directement ou à la fin du mois.

Nous avons aussi vérifié que le montant du tableau EXCEL des bons d’achat est correct avec celui du compte des bons d’achat dans CEGID.

Dans ACCESS nous avons saisi les heures des employés de la semaine en cours, nous avons imprimé la feuille avec les heures que les employés doivent signer ainsi qu’un responsable.

Dans CABEXPERT j’ai saisi des factures d’achat que nous avons ensuite envoyé en comptabilité à CEGID grâce au logiciel de transfert COMSX.

Nous avons effectué des virements avec CEGID dans la partie  suivi des règlements .

Dans CABEXPERT j’ai saisi des bons de commande en indiquant la référence des produits et la quantité puis je les ai imprimé.  Ensuite il faut les faxer au fournisseur.

Dans CEGID j’ai lettré des comptes.

Dans CEGID j’ai saisi des factures puis nous avons fait des virements que nous avons imprimé et agrafé avec la facture correspondante.

J’ai pointé le compte de la DZB en regardant que le montant sur la facture était identique à celui sur la feuille récapitulative de toutes les factures à payer que la DZB a créé et dans CEGID j’ai lettré le compte en vérifiant que le montant dans le logiciel était identique à celui de la facture.

Tous les matins nous vérifions la caisse. Nous recomptons toutes les liasses de billets, le liquide et les rouleaux de pièces. Nous rentrons toutes ses données dans un tableau EXCEL.

Le lundi est le jour de la remise d’espèce.  Dans une pochette nominative il faut remettre tous les billets qui sont dans le coffre et signer la feuille de remise. On saisit la remise d’espèce dans CEGID en mettant au débit le compte de remise d’espèce et au crédit le compte caisse.

Nous avons envoyé une facture contenant un bon d’achat à Saint Gobain pour obtenir le remboursement.

Nous avons procédé à une remise numérique de chèque sur le logiciel de banque grâce à un lecteur de chèque puis pour remettre le chèque à la banque nous nous sommes connectés au site internet de la banque. Dans CEGID nous avons saisi la remise de chèque.

Nous avons envoyé à un organisme émetteur de chèques cadeaux ceux qui avaient été encaissé au mois de juin pour que cet organisme rembourse le montant des chèques diminué d’une commission.La commission est soumise à TVA. Ensuite nous avons lettré le compte correspondant dans CEGID.

Nous avons trié par numéro croissant les bons de rétrocession puis entré le montant des bons dans un tableau EXCEL pour les facturer à la fin du mois.

J’ai pointé le compte de la banque DZB, saisi des factures d’achat dans CABEXPERT.

Puis pour finir cette journée, j’ai établi une facture sur EXCEL pour un client suite à un achat dans le magasin.

Le 27/06, j’ai lettré le compte de la DZB dans CEGID.

Nous avons pointé tous les bons d’achat du mois pour les remettre à l’organisme émetteur correspondant et obtenir le remboursement. Dans un tableau EXCEL pour chaque type de bon d’achat nous entrons le nombre, la valeur et en multipliant le nombre par la valeur nous obtenons le total ce qui nous amène à trouver le montant total obtenu pour un type de bon d’achat. Nous vérifions si le total obtenu dans le tableau EXCEL correspond au total du compte du bon d’achat dans CEGID. Le remboursement est obtenu par virement ou par chèque en gardant une commission ( entre 5% et 8% ).

Les factures qui avaient été saisi dans CABEXPERT ont été envoyé en comptabilité dans CEGID grâce au logiciel de transfert COMSX.

J’ai pointé le compte DZB ( factures reçues et la feuille avec toutes les factures qui vont être payées au fournisseur par la DZB au 29/06 ) et trié toutes les factures par ordre alphabétique.

Le 28/06, j’ai lettré les comptes de Chalonbrico dans CEGID puis dans ce même logiciel j’ai saisi les écritures de caisse.

Nous avons procédé à une préparation de paie. La période des congés payés est du 1/06 au 31/05. Nous avons vérifié les heures de travail ainsi que les temps d’absence, si les salariés ont travaillé des jours fériés, les congés payés, les maladies, les accidents du travail..

Dans CEGID nous avons saisi le nombre d’heures d’absence, les heures supplémentaires.. Puis nous avons aussi créé la paie dans CEGID. Nous devons vérifier si le montant brut est correct pour créer le bulletin avec les informations saisies.

Il faut vérifier la paie dans CEGID avec le tableau EXCEL en prenant compte les indemnités, les avantages en nature, les absences pour chaque personne.

Le 29/06, j’ai créé des courriers pour obtenir des paiements.

J’ai vérifié des factures, il faut regarder si le montant HT de la facture reçue du fournisseur est égal au montant HT du bon de réception. La différence peut provenir d’un problème de quantité, d’un manque de marchandises, de remises, d’objets gratuits, du montant d’un produit différent ou d’un problème de TVA. Si cette situation se produit alors il y a un litige, il faut redonner la facture et le bon de réception à Mme Dubreuil.

Nous avons remis des chèques à la banque avec l’application de la banque. Avec le lecteur de chèque nous procédons à une capture du chèque qu’il faut nommer. Nous devons annoncer le montant et le nombre de chèque qu’il faut obtenir à la fin de la remise virtuelle. Le fichier obtenu est exporté en banque. Il faut remplir un bordereau de remise de chèque avec la date du chèque, le nombre ainsi que le montant total , ce bordereau est envoyé à la banque avec le(s) chèque(s).  La banque n’aura pas besoin de rentrer toutes les données du chèque manuellement.

Sur le site internet de la banque, il faut transférer le fichier à la banque puis le valider. Dans CEGID nous saisissons une écriture de remise de chèque.

Dans ACCESS nous avons entré les heures des employés pour une semaine. Il faut noter ceux qui sont en vacances, maladie, congé parental.. Un cadre est payé à la journée de présence et non à l’heure.

J’ai saisi des factures d’achat dans CAB, sur certaines factures il y avait une remise qui n’apparaissait pas sur le bon de réception , nous avons modifié le bon de réception en ajoutant la remise.

Nous avons fait des virements bancaires pour payer des achats.

J’ai fait des demandes d’avoir au service après vente que nous enregistrons dans CABEXPERT.

Cette demande d’avoir est imprimée en deux exemplaires, un pour le fournisseur et un que nous conservons avec la réponse du fax. Nous faxons au fournisseur le ticket d’achat du produit avec la fiche de défectueux rempli par les caissières. Cette fiche contient le nom du fournisseur, le nom du produit et le problème du produit. Le fournisseur fait l’avoir pour rembourser le magasin et le produit est détruit ou repris par le fournisseur.

Le 30/06, j’ai pointé le compte de la DZB et les factures reçues depuis le dernier pointage.

Dans EXCEL j’ai facturé des rétrocessions, dans CAB j’ai saisi des factures d’achat.

Dans CEGID j’ai lettré des comptes.

Tous les matins nous avons vérifié la caisse, nous devons recompter les chèques et les bons d’achat en vérifiant le montant pour chaque jour et chaque caisse. Il faut aussi recompter les espèces pour remplir un tableau sur EXCEL et le saisir dans le logiciel de comptabilité CEGID.

Un deuxième tableau EXCEL est nécessaire pour le suivi des bons d’achat qui est vérifié chaque fin de mois.

Tous les jours je saisis des factures d’achat dans le logiciel CABEXPERT. Dans ce logiciel, pour retrouver la facture il faut regarder le numéro du bon de réception, il faut ensuite enregistrer la date de la facture, son numéro,le montant TTC, l’échéance et l’escompte. Puis sur la facture nous écrivons le numéro de saisie que donne le logiciel.

Le 19/06 j’ai compté le nombre de bons d’achat du mois de juin puis dans EXCEL j’ai entré le nombre et le montant. Il faut ensuite vérifier que le montant donné par EXCEL grâce à une formule correspond au montant dans le logiciel CEGID.

Puis j’ai pointé des factures et je les ai saisi dans CABEXPERT. J’ai fini la journée par créer une demande d’avoir dans CABEXPERT pour la faxer au fournisseur.

Le 20/06 j’ai lettré des comptes dans CEGID, puis nous avons réaliser les virements bancaires des frais généraux dans CEGID.

J’ai rempli un tableau pour le calcul de la paie pour dédommagement des employés pour leur repas. Puis j’ai réalisé une demande d’avoir dans CABEXPERT.

Le 21/06 , j’ai pointé l’état des factures de rétrocession dans CABEXPERT par rapport aux factures que le magasin a fait pour voir s’il n’y a pas d’oubli de facturation ou de différence de prix.  Puis nous avons fini les virements bancaires pour le 30/06 des frais généraux.

Le 22/06, j’ai fait une demande d’avoir au fournisseur, il faut imprimer la demande d’avoir en 2 fois car il y en a une qu’il faut remettre sur le produit avec la demande de caisse et l’autre demande d’avoir est conservée dans un dossier avec la réponse du fax.

Ensuite avant de payer les fournisseurs nous avons regardé pour chaque fournisseur le nombre d’avoir et le nombre de factures, si le nombre d’avoir est supérieur au nombre de factures le fournisseur n’est pas payé. Les virements sont envoyés à la banque. Pour payer les fournisseurs il faut regarder le suivi des règlements dans CEGID mais pour les fournisseurs qui adhèrent à la DZB il faut lettrer les comptes de la DZB.  Puis j’ai pointé des factures DZB.

Le 23/06, j’ai assisté à la déclaration de TVA. Pour le magasin il y a des particularités, les remises sur vente sont comptabilisées en TTC il faut donc retranscrire le HT et la TVA au prorata du chiffre d’affaire mensuel, nous prenons en compte seulement 2 taux de TVA ( 20% et 10%) les autres sont peu important. Ensuite nous avons édité le grand livre des comptes de TVA jusqu’au 31/05 et ceux non lettrés. Nous avons rempli un tableau EXCEL, nous avons vérifié le total à payer avec le solde du grand livre. Puis nous avons été sur le site des impôts pour faire la déclaration. Enfin, nous avons saisi les écritures nécessaires dans CEGID et nous avons lettré les comptes de TVA.

Ensuite j’ai envoyé des mails ou faxé aux fournisseurs des relances pour des avoirs impayés. Dans CEGID j’ai saisi des prélèvements et escomptes pour pouvoir lettrer le compte de la DZB une fois que toutes les factures sont reçues.

Le premier jour mon maître de stage m’a fait découvrir l’entreprise et le personnel.
Ensuite, j’ai saisi des factures d’achat sur le logiciel CEGID puis d’autres factures d’achat sur le logiciel de gestion CABEXPERT, ainsi que des demandes d’avoir au service après vente sur des produits défectueux pour les faxer au fournisseur. Nous avons envoyé en comptabilité les factures de CABEXPERT à CEGID.
Le deuxième jour, avec le directeur du groupe nous avons passé une commande sur l’intranet de l’entreprise en suivant les quantités indiquées dans un tableau EXCEL, puis j’ai vérifié des commandes qui étaient arrivées le jour même.
Le troisième jour, nous avons examiné la caisse avec la comptable et j’ai fait des saisies sur EXCEL pour enregistrer les billets et pièces qui se trouvent dans celle-ci ( il faut prendre en compte les prélèvements, les apports, le fonds de caisse..) Parfois il faut commander de l’espèce. J’ai pointé des factures pour ensuite les saisir. Puis j’ai créé des factures de rétrocession que nous devons envoyer avec l’aide d’EXCEL pour les imprimer et les faxer. La journée s’est terminée par l’enregistrement des heures des employés sur le logiciel en prenant compte des congés payés, des arrêts..
Le quatrième jour, j’ai examiné la caisse puis nous avons vérifié ce qu’il s’y trouvait à l’intérieur ( vérification tous les jours sauf les liasses de billets tous les deux jours ), nous avons remis de l’espèce à la banque (1 fois par semaine). J’ai fait du lettrage, sorti des factures qu’il fallait trier par ordre alphabétique. J’ai saisi, vérifié et pointé des factures. Nous avons procédé à l’enregistrement des factures de rétrocession que nous avons reçu dans CABEXPERT puis à la saisie en opérations diverses dans CEGID de ces factures. J’ai fait une demande d’avoir pour le service après vente dans CABEXPERT et je l’ai faxé au fournisseur.

Mon stage se déroulera à Chalon Brico, 12 Rue Paul Sabatier à Chalon sur Saône. C’est une PME spécialisée dans la distribution de matériel de bricolage, de décoration et de jardinage.

C’est une filiale de la société DBS Holding.

Chalon Brico emploie actuellement 19 salariés.

Le numéro de téléphone est 0385467628.

Le maître de stage est Mme Laurent, la responsable de l’administration et de la comptabilité.

Elle a prévu de me confier les enregistrements des factures, les emplois du temps des salariés, la déclaration de TVA, les factures d’avoir, la gestion des stocks..

J’ai trouvé ce stage grâce à ma voisine qui y travaille, elle est l’adjointe du directeur du magasin. Elle a donné ma lettre de motivation et mon CV, ensuite Mme Laurent m’a appelé et nous avons eu un entretien.