En début de semaine, je me suis vue confier un très lourd dossier : celui des tablettes. En effet, chaque club s’est vu attribué une ou plusieurs tablettes tactiles (en fonction du nombre d’équipe engagée et de la catégorie) dont 40% du prix est pris en charge par la Fédération Française de Football, 30% par le club lui-même et les 30% restant sont réparti entre la Ligue de Football et le District. J’ai donc répertorié, par District, dans un tableau Excel le numéro ainsi que le nom de tous les clubs afin de calculer le nombre de tablette qu’ils ont reçu et doter le montant restant à facturer pour chacun. Une fois ce travail de préparation effectué, j’ai enregistré les montants en comptabilité et averti les Districts (celui de l’Yonne, de la Côte d’Or, de la Nièvre et de la Saône et Loire) par courrier qu’un certain montant leur avait été prélevé.

J’ai également envoyé une lettre pour chaque club ayant fait l’objet d’un report de match. Lorsqu’un match n’a pas pu être joué à la date initiale pour diverses raisons, le deuxième déplacement de l’équipe dite visiteuse est pris en charge à 50% par le club receveur. Il faut donc les avertir du montant qu’ils doivent rembourser et donc qui doit être débité du compte du club receveur.

De plus, j’ai extourné le compte 486 – Charges à payer et  soldé le compte clients divers. Cette dernière consistait à rapprocher chaque opérations de ce compte à un compte de produit se rapportant à l’opération. En parallèle, j’ai continué la saisie de factures fournisseurs, des frais de déplacement  et des règlements clients par chèque. En fin de semaine j’ai d’ailleurs procédé à la remise de chèque.

D’autre part, j’ai actualisé de nombreux tableaux Excel : celui de la CRA (Comité Régional d’Arbitrage) ; celui des frais de fonctionnement et de la masse salariale ; celui des frais de déplacement et de leur répartition entre autres…

Lors de cette troisième semaine de stage, j’ai saisi différentes notes de frais, factures et notes monteurs qui ont des enregistrements différents dans le logiciel SAP. J’ai ensuite mise à jour sur EXCEL la DEB (déclaration d’échange de bien). Mais aussi procédé au préenregistrement de factures, qui consiste en faite à saisir une facture comportant un litige, elle ne sera donc pas parmi les factures comptabilisé mais dans un groupe appart en attendant que le litige disparaisse.

J’ai de plus procédé à des relance clients, ou il était question de leur demandé de bien vouloir payer leurs dettes. J’ai pu relancé les différents clients de plusieurs pays, ce qui m’a permis d’écrire et répondre en anglais ou espagnol. J’ai aussi répondu à des relances de nos fournisseurs qui cette fois nous demander de payer nos dettes, ce qui m’a conduit à rechercher, dans SAP, plusieurs informations, comme la recherche de la commande et si elle avait été soldé.

J’ai bien sur tout les jours reçu et comptabilisé toutes les nouvelles factures envoyées par nos fournisseurs mais je les aient aussi archivé en attente de paiement.

J’ai abordé les notions de netting et de nivellement comptable qui sont propre à la situation de l’entreprise.

Enfin, j’ai assisté à une réunion sur l’état actuel de l’entreprise, sa position dans le marché international et ses projets et objectifs futurs.

La deuxième semaine j’ai surtout réalisé des relances clients par téléphone et également par mail. Pour cela j’ai déjà commencé par imprimer une balance agée pour regarder les clients qui n’ont pas payé. Je les ai appelés pour savoir la raison, certains n’avaient pas la facture, d’autre c’était un oubli, ou il manquait des justificatifs. Quand je pouvais je leurs envoyait par mail.
J’ai également enregistré des factures d’achats.
La troisième semaine j’ai fait des relances clients, saisie des factures d’achats. J’ai réalisé des réglements fournisseurs et je les ai enregistrés. J’ai également enregistré les paiements clients, les virements.

Pour ma troisième semaine de stage, j’ai passé quelques jours avec Catherine qui s’occupe de la partie fournisseur. J’ai donc enregistré des factures fournisseurs de juin des différents sites puis je les ai comptabilisés. Ensuite je les ai scanné sur un logiciel ce qui permet de les retrouver plus facilement. Nous avons vérifié ensemble que les règlements fais par virement étaient corrects. Il en manquait certains; j’ai donc préparé les chèques a envoyer pour les fournisseurs manquant et pour les fournisseurs à payer par chèques (ceux qui n’ont pas donné de RIB). une fois la procédure terminé, j’ai rangé les factures dans les classeurs d’archives par nom de fournisseur.

J’ai également passé une journée avec Noémie. J’ai rédigé le compte rendu de l’inventaire effectué jeudi dernier. J’ai noté quel Véhicules Neufs (VN) avaient touché des aides constructeur; puis je me suis occupé des PV reçu. Elle m’a montré la procédure a suivre pour attribué un PV a la personne qui conduisait le véhicule à ce moment et j’ai vérifié sur le site ANTAI pour chaque contestation de PV envoyé, que la société n’était pas poursuivit.

Ensuite Maryline m’a montré comment établir un contrat de travail avec la déclaration URSSAF et tous les autres papiers a fournir.

Pour finir cette semaine, j’ai de nouveau fais des tableau Excel. J’ai terminé ceux de la semaine précédente puis j’en ai fais de nouveaux qui permettent de voir les imputations comptables affectés aux différents codes de facturations des VN et des VO.

Lors de cette 3ème semaine de stage mes activités ont été assez similaires aux deux autres. A savoir des enregistrements comptables, qu’il s’agisse de factures d’achat, de vente, de relevés de banques, etc.

Néanmoins, j’ai maintenant bien en main le logiciel quadratus ce qui m’a permis de saisir le dossier complet d’un nouveau client et ainsi d’établir un grand livre fournisseur et client suite au lettrage des différents comptes pour faire apparaître ceux non soldés et ainsi pouvoir comprendre pourquoi il ne l’étaient pas, soit parce que les factures étaient trop récentes et n’avaient pas été réglées soit par oublis de pièces justificatives.

J’ai également conçu des fiches de paye dans quadrapaye, j’y ai observé que le montant de la csg non déductible pouvait par exemple être augmenté par la prévoyance.

En enregistrant des factures concernant des repas j’ai également appris que les repas pris par les clients dans le cadre de leur travail doivent être justifiés par une indication du nombre de repas payés sur la facture ainsi que le nom des personnes invitées à l’arrière du ticket. Et en comptabilité on enregistre dans le compte de mission le client qui mange seul et dans le compte de réception lorsqu’il invite d’autres clients.

J’ai aussi appris à clôturer un exercice comptable.

Enfin j’ai archivé des dossiers permanents, le but est de limiter le papier et de tout rentrer sur la base de données pour faire de la place. Il est néanmoins nécessaire de conserver les classeurs de N et N-1. Cet archivage passe par le scannage des documents se situant dans le dossier permanent, il peut s’agir de Kbis, de factures d’immobilisations ou encore de contrats d’assurances en passant par les déclarations fiscales… Chaque document scanné doit être renommé d’une façon spécifique et dans un domaine spécifique : Juridique, Comptabilité, Fiscalité, Social, Divers, Matrices comptes annuels/situations. Un document propre au logiciel quadratus permet de savoir exactement où ranger le dossier que l’on a scanné. L’enregistrement d’un document non signé est inutile et considéré comme non valable par les organismes de vérification.

Lorsque je suis arrivée au cabinet lundi matin, les collaborateurs m’ont informés qu’un virus s’était attaqué au serveur pendant le week-end et que nous devions attendre que l’informaticien le nettoie. Nous sommes restés sans serveur pendant quatre jours. De plus, il a fallu que l’entreprise chargé de commercialiser le logiciel de comptabilité utilisé par le cabinet nous renvoie les codes pour la licence d’utilisation car sans cela nous ne pouvions pas travailler. Plusieurs cabinets étant touchés, il a fallu attendre notre tour.
Pendant quatre jours nous avons donc archivé l’ensemble des dossiers des entreprises dont les exercices se terminaient en décembre 2016 et les dossiers des clients partis ou qui avaient fait faillites. Il existe un classeur pour chaque client contenant un dossier permanent et un dossier annuel, ce dossier annuel est archivé chaque année. Concernant les entreprises dont les bilans étaient établis, nous avons pris les dossiers annuels de chacune dans les classeurs pour les ranger dans des boites qui contenaient déjà les exercices précédents. Sur chaque boite est inscrit le nom de l’entreprise et les années de dossiers annuels qu’elles contiennent. Chaque boite est rangée dans des armoires par ordre alphabétique. Les documents devant être conservés dix ans, si une des boites que l’on devait rangé contenait un dossier d’avant 2007, il fallait enlever ce dossier et l’emmener dans une autre pièce pour qu’il soit par la suite jeté. Concernant les clients ayant fait faillites, il fallait retirer leurs dossiers et les mettre dans la même pièce que celle hébergeant les documents ayant plus de dix ans pour qu’ils soient jetés. Enfin, les dossiers des clients partis mais toujours en activité sont conservés dix ans dans des boites rangées par ordres alphabétiques dans une autre pièce. De plus, nous avons rangé dans les archives juridiques, les boites contenant les dossiers juridiques de chaque client. Sur chaque boite, rangées par ordre alphabétique dans des armoires, est inscrit le nom du client.
Enfin, le dernier jour nous avons put utiliser le serveur et le logiciel de comptabilité. Le virus ayant attaqué juste une semaine avant, il a fallu refaire l’ensemble des tâches que nous avions effectuées ce jour car elles étaient perdues, à savoir rentrer l’ensemble des opérations bancaires du mois de mai d’une entreprise à l’aide de son relevé bancaire dans le journal de banque de sa comptabilité.

Au cours de cette troisième semaine, j’ai pu faire de nouvelles tâches et acquérir de nouvelles expériences.

Pour commencer la semaine, il a fallut contrôler le livre de police d’une société de vente de véhicules. C’est une société qui fait elle-même sa comptabilité, le cabinet doit seulement la contrôler et la corriger si besoin. Or justement la comptable avec qui je travaille est allée sur place pour y travailler, mais les stocks ne correspondaient pas avec ce qui était enregistré en compta. Il a donc fallut vérifier le livre de police, dans lequel il est obligatoire de renseigner toutes les ventes, ainsi que toutes les acquisitions.

J’ai commencé par contrôler les biens d’occasions, avec une feuille que la comptable avait préparée à l’aide de ce qui était enregistré en comptabilité : il fallait pointer sur le tableau tout ce qu’il y avait dans le livre de police, et si besoin, compléter le tableau.

Durant le contrôle je me suis heurté à plusieurs problèmes : le livre de police n’était pas complet, à certains endroits il manquait la date d’acquisition/de vente, le nom du vendeur et/ou de l’acheteur, et même parfois le prix d’acquisition/de vente ! Il a donc fallut établir une liste de tous les problèmes rencontré pour pouvoir poser les questions nécessaires au gérant.

Ensuite il a fallut contrôler le stock des biens neufs. D’autres problèmes sont apparus : sur le livre de police figuraient des biens neufs achetés et pas encore vendus, mais dans les stocks ils n’apparaissaient nul part. La question était de savoir s’ils avaient été vendus ou oubliés dans les stocks. Nous avons donc complété la liste de question à poser et tout envoyé par mail. Cette tâche m’a pris une journée complète.

J’ai tenu également la comptabilité d’un bar, en enregistrant les factures d’achats, en détaillant la caisse, et en enregistrant les relevés bancaire. Ce bar avait une particularité, c’est qu’il est en dessous des seuils, donc est franchisé de TVA. Cela facilite les écritures et permet d’aller plus vite, mais pas trop sinon il risque d’y avoir des erreurs, comme pour les factures d’un fournisseurs en particulier où il y avait une remise quelques fois grâce à une bon d’achat qui était marqué dans un coin de la facture que je n’avais pas vu. Je m’en suis rendu compte lorsque j’ai voulu faire le lettrage du compte de ce fournisseur en voyant qu’il y avait quelques factures non lettrées et des paiements qui étaient proches du montant de ces factures. J’ai alors vérifié les factures et vu mon erreur que j’ai corrigé immédiatement pour les factures concernés.

Pour la suite j’ai regardé la comptable faire deux liasses fiscales afin de finaliser le bilan de ces deux sociétés. La première était un SCI soumise à l’IS, et la deuxième était une SARL également soumise à l’IS. Les liasses ont été faites l’une après l’autre car ce sont les mêmes actionnaires dans les deux sociétés et la SCI loue son bien immobilier à la SARL. La SCI à été plutôt rapide à faire, en une demie journée c’était fait. Cependant la SARL à été plus compliquée. La comptable n’a pas beaucoup de dossier pour lesquels elle fait le bilan, elle n’a donc pas l’habitude de faire les liasses fiscales et met plus de temps, mais ça me permet également d’avoir plus de temps pour observer et comprendre ce qu’elle fait. Il nous à donc fallu une journée supplémentaire pour faire la liasse fiscale de la SARL.

De plus, le logiciel calcul tout seul un tableau de financement, mais celui-ci n’était pas équilibré, nous avons donc dû chercher l’erreur, ce qui nous a pris beaucoup de temps.

Enfin, j’ai dû pointer pour une autre comptable et une autre société, les tickets de carte bleu avec les relevés bancaires : les prélèvements en carte bleu se font en différé et ont donc lieu qu’une seule fois par mois, on doit alors pointer si le client nous à donné tous les tickets correspondants. Il y avait 6 mois de contrôle à faire (dont un mois où nous n’avions pas le relevé donc que nous ne pouvions pas contrôler), et au final j’ai pu constater qu’il manquait environs la moitié des tickets, il faudra donc prévenir le client. D’un autre côté, il y avait également des tickets qui n’apparaissaient pas dans le relevé bancaire, ce sont des dépenses faites avec sa carte personnelle, il faudra donc les lui rendre.

Tous les matins nous vérifions la caisse. Nous recomptons toutes les liasses de billets, le liquide et les rouleaux de pièces. Nous rentrons toutes ses données dans un tableau EXCEL.

Le lundi est le jour de la remise d’espèce.  Dans une pochette nominative il faut remettre tous les billets qui sont dans le coffre et signer la feuille de remise. On saisit la remise d’espèce dans CEGID en mettant au débit le compte de remise d’espèce et au crédit le compte caisse.

Nous avons envoyé une facture contenant un bon d’achat à Saint Gobain pour obtenir le remboursement.

Nous avons procédé à une remise numérique de chèque sur le logiciel de banque grâce à un lecteur de chèque puis pour remettre le chèque à la banque nous nous sommes connectés au site internet de la banque. Dans CEGID nous avons saisi la remise de chèque.

Nous avons envoyé à un organisme émetteur de chèques cadeaux ceux qui avaient été encaissé au mois de juin pour que cet organisme rembourse le montant des chèques diminué d’une commission.La commission est soumise à TVA. Ensuite nous avons lettré le compte correspondant dans CEGID.

Nous avons trié par numéro croissant les bons de rétrocession puis entré le montant des bons dans un tableau EXCEL pour les facturer à la fin du mois.

J’ai pointé le compte de la banque DZB, saisi des factures d’achat dans CABEXPERT.

Puis pour finir cette journée, j’ai établi une facture sur EXCEL pour un client suite à un achat dans le magasin.

Le 27/06, j’ai lettré le compte de la DZB dans CEGID.

Nous avons pointé tous les bons d’achat du mois pour les remettre à l’organisme émetteur correspondant et obtenir le remboursement. Dans un tableau EXCEL pour chaque type de bon d’achat nous entrons le nombre, la valeur et en multipliant le nombre par la valeur nous obtenons le total ce qui nous amène à trouver le montant total obtenu pour un type de bon d’achat. Nous vérifions si le total obtenu dans le tableau EXCEL correspond au total du compte du bon d’achat dans CEGID. Le remboursement est obtenu par virement ou par chèque en gardant une commission ( entre 5% et 8% ).

Les factures qui avaient été saisi dans CABEXPERT ont été envoyé en comptabilité dans CEGID grâce au logiciel de transfert COMSX.

J’ai pointé le compte DZB ( factures reçues et la feuille avec toutes les factures qui vont être payées au fournisseur par la DZB au 29/06 ) et trié toutes les factures par ordre alphabétique.

Le 28/06, j’ai lettré les comptes de Chalonbrico dans CEGID puis dans ce même logiciel j’ai saisi les écritures de caisse.

Nous avons procédé à une préparation de paie. La période des congés payés est du 1/06 au 31/05. Nous avons vérifié les heures de travail ainsi que les temps d’absence, si les salariés ont travaillé des jours fériés, les congés payés, les maladies, les accidents du travail..

Dans CEGID nous avons saisi le nombre d’heures d’absence, les heures supplémentaires.. Puis nous avons aussi créé la paie dans CEGID. Nous devons vérifier si le montant brut est correct pour créer le bulletin avec les informations saisies.

Il faut vérifier la paie dans CEGID avec le tableau EXCEL en prenant compte les indemnités, les avantages en nature, les absences pour chaque personne.

Le 29/06, j’ai créé des courriers pour obtenir des paiements.

J’ai vérifié des factures, il faut regarder si le montant HT de la facture reçue du fournisseur est égal au montant HT du bon de réception. La différence peut provenir d’un problème de quantité, d’un manque de marchandises, de remises, d’objets gratuits, du montant d’un produit différent ou d’un problème de TVA. Si cette situation se produit alors il y a un litige, il faut redonner la facture et le bon de réception à Mme Dubreuil.

Nous avons remis des chèques à la banque avec l’application de la banque. Avec le lecteur de chèque nous procédons à une capture du chèque qu’il faut nommer. Nous devons annoncer le montant et le nombre de chèque qu’il faut obtenir à la fin de la remise virtuelle. Le fichier obtenu est exporté en banque. Il faut remplir un bordereau de remise de chèque avec la date du chèque, le nombre ainsi que le montant total , ce bordereau est envoyé à la banque avec le(s) chèque(s).  La banque n’aura pas besoin de rentrer toutes les données du chèque manuellement.

Sur le site internet de la banque, il faut transférer le fichier à la banque puis le valider. Dans CEGID nous saisissons une écriture de remise de chèque.

Dans ACCESS nous avons entré les heures des employés pour une semaine. Il faut noter ceux qui sont en vacances, maladie, congé parental.. Un cadre est payé à la journée de présence et non à l’heure.

J’ai saisi des factures d’achat dans CAB, sur certaines factures il y avait une remise qui n’apparaissait pas sur le bon de réception , nous avons modifié le bon de réception en ajoutant la remise.

Nous avons fait des virements bancaires pour payer des achats.

J’ai fait des demandes d’avoir au service après vente que nous enregistrons dans CABEXPERT.

Cette demande d’avoir est imprimée en deux exemplaires, un pour le fournisseur et un que nous conservons avec la réponse du fax. Nous faxons au fournisseur le ticket d’achat du produit avec la fiche de défectueux rempli par les caissières. Cette fiche contient le nom du fournisseur, le nom du produit et le problème du produit. Le fournisseur fait l’avoir pour rembourser le magasin et le produit est détruit ou repris par le fournisseur.

Le 30/06, j’ai pointé le compte de la DZB et les factures reçues depuis le dernier pointage.

Dans EXCEL j’ai facturé des rétrocessions, dans CAB j’ai saisi des factures d’achat.

Dans CEGID j’ai lettré des comptes.

Cette semaine, je n’ai fait que de la saisie à partir de factures et des relevés bancaires : 2 dossiers m’ont été confié :

– Le premier dossier était celui d’une SARL imposable dans la catégorie des BIC (une des seules du cabinet), qui a pour activité le négoce de bétails principalement. Contrairement à la plupart des autres dossiers (où c’est souvent une comptabilité de trésorerie), c’était de la comptabilité d’engagement

– Le second dossier concerne les opérations depuis décembre d’un exploitant agricole (individuel) soumis aux BA : c’était cette fois ci de la comptabilité de trésorerie. De plus, l’agriculteur étant client de 2 banques différentes, il faut à chaque fois changer de relevé bancaire.

J’ai aussi fini la présentation de l’entreprise qui devra être mis dans le rapport de stage, car la responsable de l’agence (Laurence Bonino), qui partait en vacances vendredi, voulait le lire avant.