Lors de cette troisième semaine de stage, j’ai pu accompagner mon maître de stage lors d’un rendez vous client a l’extérieur. Nous avons visités les locaux de la nouvelle entreprise (c’est un rachat d’une entreprise donc l’ancien cabinet qui s’occupait de la comptabilité doit transmettre les informations et la comptabilité précédente à Capec). Ce rendez vous avait pour but la signature de la lettre de mission entre Capec et cette entreprise (dont les modalités avaient été discutés avant mon stage). Mon maître de stage a aussi expliqué les documents dont il aurait besoin pour saisir la comptabilité de l’entreprise (ce qui n’a pas été toujours facile a expliquer du fait des habitudes en place du gérant) et du mode de fonctionnement de la caisse (et de ses obligations futures prévu par la loi).

Cette semaine, j’ai aussi pu assister la manager de l’équipe de Chalon lors de la révision d’un dossier. Elle m’a expliqué le mécanisme de la révision comptable et celle de Capec et montrer les ORI (Outils de Révision Intégrés) qu’elle utilisait ainsi que la mise en place de la charge de qualité client de Capec. Une fois la révision du dossier fini, la manager m’a mis le dossier client sur leur logiciel en local (pour que cela n’interfère pas avec la révision qu’elle venait de terminer) et m’a dit d’essayer de faire la révision complète de ce dossier comme s’il n’y avait rien eu de fait. J’ai donc révisé le dossier entièrement toute seule avec parfois son aide lorsque je bloquais. Les cycles les plus dur à réviser étaient celui de l’Etat (TVA, IS, …) et celui du Social (Salaires, DADS, …). Les plus simples ont été ceux des Achats/Fournisseurs et des Ventes/Clients.Une fois la révision terminée, mon maitre de stage m’a donné un autre dossier à réviser (toujours en local) où j’ai du faire pareille que le premier.

Cette semaine a été axée sur 2 dossiers principalement et un rendez vous client.

J’ai assisté mon maître de stage lors d’un rendez vous avec un potentiel futur client. Ce dernier était venu avec un dossier solide pour monter son entreprise (statuts de la future SAS, prévisionnel déjà fait avec la BGE, …). Il venait donc s’informer sur Capec vis a vis de ses attentes : les services proposés, le prix des honoraires, la relation entre Capec et lui, … Ce rendez vous était très intéressant car j’ai pu voir la démarche et le coté commercial que proposait Capec pour ses clients.

D’autre part, j’ai saisie deux dossiers assez important : l’un était une entreprise qui venait d’être créer et l’autre était une saisie sur une année complète.

Le premier dossier porte sur une entreprise qui a été crée le 15 Avril 2017 mais dont certains mouvements de comptabilité (surtout des achats) avaient déjà été effectués avant la date de création de l’entreprise. Et ainsi mon maître de stage me confia la tache d’enregistrer les écritures comptables de cette nouvelle entreprise (c’est a dire les achats effectués avant et après la date de création, l’enregistrement du capital social, les nouveaux mouvements bancaires, …).

Le deuxième dossier porte sur une entreprise qui a une saisie comptable particulière : mon maître de stage fait sa saisie comptable qu’une fois par an, c’est a dire qu’il saisie l’année entière en une seule fois dans l’année et fait la révision des comptes tout de suite après (bilan, résultat d’exercice, annexe, …). Il m’a donc chargé de faire la saisie entière de ce client (journal d’achat, de vente, de banques et opérations diverses) avec ses petites particularités (par exemple : la facture d’achat de ligne téléphonique ne s’écrit pas dans le journal d’achat mais elle se vérifie dans le journal de banque).

Lors de mon stage à la SAS Sobotram Transport et Logistique, j’ai essentiellement participé à la comptabilité clients et fournisseurs ainsi qu’à la gestion des immobilisations.

1) Comptabilité clients / fournisseurs

Le service comptable dispose d’un logiciel spécifique :   SUPRA-C. Ce logiciel est commun à toutes les sociétés du groupe Sobotram avec un module différent pour chaque société et un plan comptable d’entreprise commun.

Encaissement clients : chaque matin, le relevé de banque est disponible avec les virements reçus sur le compte de la société Sobotram. Il faut alors retrouver les comptes des clients correspondant à ces virements pour les enregistrer en comptabilité. Pour chaque virement, chèque ou lettre de change, on note le numéro client et le numéro de facture. Puis on peut saisir les encaissements. Dans le logiciel comptable, un numéro de suivi est attribué à chaque encaissement enregistré. Il y a différents masques pour la saisie des encaissements. Sur le premier masque il faut mettre la date, l’intitulé, le montant du virement. Sur le second masque nous sélectionnons les factures que nous désirons lettrer. Normalement, le logiciel nous autorise à valider seulement lorsque l’écriture est équilibrée. Une fois toutes les écritures validées, nous devons imprimer un brouillard et comptabiliser afin que le lettrage se fasse automatiquement.

Factures fournisseurs : une fois les factures fournisseurs reçues, il faut les traiter en comptabilité, toute une chaîne commence alors pour les factures. Tout d’abord la comptable prend connaissance de la facture, elle met en évidence la date, l’entreprise à laquelle elle est envoyée, il faut bien vérifier que ce soit pour Sobotram, la somme à payer, le numéro de facture. On met un tampon avec le numéro de compte du fournisseur, on vérifie qu’il correspond bien à l’adresse indiquée. Puis, si c’est un client avec qui nous travaillons régulièrement nous vérifions si l’IBAN et la clef de sécurité sont communiqués sur la facture afin de les comparer avec nos données pour être sûrs de faire le virement à la bonne entreprise. S’il n’y a pas de coordonnées bancaires sur la facture, on vérifie le numéro de Siret. Dans le cas où nous n’avons pas travaillé avec lui depuis plus d’un an, nous prenons contact afin que l’entreprise nous transmette son RIB.

Lorsque toutes les vérifications sont terminées, on transmet la facture au service de comptabilité générale qui se charge de remplir dans le tampon le numéro de compte de charge et puis la section analytique.

On peut ensuite récupérer les factures et les saisir sur le logiciel comptable. Comme pour les encaissements, il y a différents masques. Sur le premier, on renseigne le mois comptable, le journal dans lequel nous voulons l’enregistrer. Sur le deuxième masque on renseigne tout d’abord la date, le numéro de facture, l’intitulé de la facture (le nom du fournisseur), et le nom de sa banque. Puis sur le dernier masque, on fait la ventilation dans les différents comptes. Une fois le traitement terminé, le logiciel attribue un numéro de suivi de facture que l’on note sur la facture ainsi que la date d’échéance. Pour vérifier notre travail, le logiciel comptable permet d’éditer un brouillard qui permet avant validation complète de repérer de potentielles erreurs. Avant de payer ces factures il faudra que la personne qui a fait la demande du service ou du bien vérifie que la facture correspond à ce qu’elle a demandé et que la direction mette sa signature sur le bon à payer. Une fois débloquées, elles seront réglées à leur date d’échéance.

Pour régler les factures, il faut tout d’abord imprimer l’échéancier et le comparer avec les factures. Certaines factures vont être bloquées donc il ne faut pas les payer et les mettre de côté. On édite ensuite le bordereau de virement qu’on vérifie (il faut qu’il y ait bien un numéro d’IBAN sur chaque ligne), puis l’avis de règlement. On confirme le télévirement et on appelle la banque un peu plus tard pour vérifier qu’il est bien arrivé.

2) Gestion des immobilisations

Le logiciel SUPRA-C a un module de gestion des immobilisations. Comme le groupe Sobotram a racheté la société Dupont Bedu en 2015, il fallait reprendre toutes les immobilisations de DUPONT Bedu afin qu’elles apparaissent dans le logiciel car la société avait un logiciel comptable différent et aucune passerelle n’était possible entre les deux logiciels. Il fallait remettre les numéros de comptes d‘immobilisations pour que les comptes d’immobilisations soient communs à l’ensemble du groupe. J’ai donc effectué la saisie des immobilisations.

Pour ce faire, nous avions un tableau Excel des données des immobilisations avec leur numéro, leur compte, leur section analytique, le montant de l’immobilisation toutes les informations concernant l’amortissement (date, durée, linéaire ou non …)

Dans le logiciel SUPRA-C une partie est dédiée aux immobilisations ; pour chaque immobilisation il fallait créer une nouvelle fiche et mettre tous les renseignements Excel.

Une fois la saisie des fiches terminée, il fallait la contrôler. Afin de vérifier au mieux, il fallait reprendre immobilisation par immobilisation dans Excel et dans le logiciel, nous avons également décidé d’appliquer des filtres et d’effectuer des vérifications par cohérence.

Le travail était long et fastidieux car il y avait plus de 200 immobilisations à reprendre.

Cette semaine, j’ai fait du juridique pour des SARL à associé unique bénéficiant du statut de micro-entreprises. Nous envoyons la convocation à l’associé unique puis nous écrivons le procès verbal de l’associé unique qui contient l’ensemble des décisions à savoir l’affectation du résultat, l’approbation des comptes de l’exercice concerné. De plus, il faut établir le rapport spécial de la gérance sur les conventions pour préciser les conventions intervenues directement ou par personnes interposées, entre la société et l’un de ses gérants ou associés et les conventions passées avec une société dont un associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, directeur général, membre du directoire ou membre du conseil de surveillance, est simultanément gérant ou associé de la société pour laquelle je travaillais. Ensuite, il faut rédiger le texte de l’affectation des résultats de l’exercice concerné et l’attestation pour les micro-entreprises afin de ne pas être tenu d’établir les annexes comptables.

De plus, lors de l’enregistrement de factures d’achats et de ventes pour une entreprise spécialisée dans l’ oenotourisme, j’ai appris qu’il n’enregistrait pas, dans ce cabinet, les acomptes dans les comptes 4091 ou 4191 comme je l’ai appris mais qu’ils étaient enregistrés comme des factures d’achat ou de vente afin de savoir réellement ce que l’entreprise doit à ses fournisseurs ou ce que lui doivent ses clients car on débite le compte client et on crédite le compte fournisseur.

Ensuite, j’ai préparé les tableaux de TVA afin de l’envoyer par la suite en EDI aux impôts. Tout d’abord, il a fallu calculer la TVA collectée du 2ème trimestre (avril, mai et juin) à partir des comptes de classe 7 dans la comptabilité de l’entreprise. Il fallait être vigilant car il y avait des ventes avec une TVA à 5.5% et d’autres à 20%. Il fallait s’assurer par la suite que le solde du compte 44571 pour les mois d’avril, mai et juin était égal au montant de TVA que j’avais calculé.
De plus, il a fallu trouver le montant de la TVA déductible. La TVA déductible qui a déjà été déclarée dans un formulaire CA3 le trimestre avant fait l’objet d’une écriture dans un journal d’OD qui vient solder le compte au mois de mars, donc le solde du compte au mois de juin correspond bien à la TVA déductible non encore déclarée. Ensuite, il faut déduire de la TVA déductible les montants de TVA des achats de prestations de service qu’elle n’a pas encore payée pour trouver le montant réel de TVA que l’on peut déduire.
Enfin, il faut faire une écriture de régularisation de TVA dans le journal d’OD pour solder les comptes.
A la fin, je me suis rendue compte que le compte 44571, n’était pas soldé par l’écriture de régularisation de TVA et mon maître de stage m’a expliqué que cette cliente avait tendance à attendre d’être payée par ses clients pour nous envoyer ses factures de vente, c’est-à-dire que lorsque j’ai enregistré les factures de vente du 2ème trimestre, j’en ai enregistré aussi du 1er trimestre à savoir du mois de janvier, février ou mars alors que cette TVA aurait déjà dut être déclarée trois mois plus tôt. Nous avons donc repris l’ensemble des factures du premier trimestre pour trouver celles dont la TVA n’avait pas encore été déclarée, par chance ce n’était pas la même personne qui les avait enregistrée et le tampon
« comptabilisé » était différent. Enfin, nous avons rajouter ces montants à notre tableau de TVA.
Pour finir, j’ai rempli le formulaire de TVA CA3 puis nous l’avons envoyé. De plus, j’ai modifié l’écriture de régularisation de TVA dans le journal d’OD qui a finalement soldé le compte 44571.

Enfin, j’ai rédigé une fiche technique relative à la capacité financière pour que le client concerné puisse l’envoyer à la préfecture. Cette fiche doit obligatoirement être envoyé à la préfecture avant l’investissement dans un camion dans le cas présent.

Pour cette quatrième semaine de stage, j’ai contrôlé le chiffre d’affaire d’une société : pour cela on reprends les bases de calcul de la TVA et on regarde si le montant de la TVA collectée correspond bien. Il n’y avais pas d’erreur donc cela à été très rapide à faire.

Ensuite j’ai enregistré les écritures de caisse d’un bar. Il faut détailler au jour le jour les entrées, que ce soit des cartes bleus, des espèces, ou des chèques.

J’ai également regarder en début de semaine l’établissement de feuilles de paies et j’ai pu retrouver le détail des calculs de certaines bases par moi-même, puisque le logiciel fait tout tout seul.

Pour continuer, j’ai du remplir un tableau excel qui reprenait tous les éléments de caisse d’une autre société avec un tableau par jour. Cela permet à la comptable qui m’a donner ce travail de contrôler la caisse par la suite.

J’ai fait un autre tableau excel qui reprend le détail des stocks d’un bar, j’ai donc recopier le tableau du client pour le lui rendre et cela à permis également de voir s’il à fait des erreurs de calculs. Et en effet il y en avait deux, dont une erreur sur le montant total des stocks.

Ensuite une autre comptable m’a demander de l’aider à reprendre toutes les déclarations de TVA et reconstituer le chiffre d’affaire déclaré et les écritures qui ont été passés car c’est un nouveau dossier pour la cabinet qui à été mal géré auparavant et la comptable voulait repartir sur de bonnes bases pour pouvoir mieux gérer le dossier. J’ai repris donc toutes les déclarations de TVA faites depuis 2013 et j’ai remis les informations dans un tableau excel. Ce client est dans le bâtiment, il peut être soumis à tous les taux de TVA, et il fallait retrouver le chiffre d’affaire correspondant à chaque taux pour chaque mois depuis 2013.

J’ai également assister à l’ouverture d’un nouveau dossier : un garage qui vient de s’installer et dont on commence la comptabilité. J’ai donc enregistrer les premières factures fournisseurs de janvier à juin. Cela prend du temps mais il est intéressant de voir les paramétrage des dossiers au fur et à mesure, cela permet de voir le travail qu’il faut faire en amont à l’ouverture d’un dossier pour que le logiciel automatise le plus de chose possible.

En ce début de semaine nous avons traité la facturation des clients en compte ( sociétés, mairies, collèges..). Ces clients disposent d’un compte dans le magasin et de quelques avantages comme une remise de 10% à chaque passage en caisse et reçoivent une facture à la fin du mois contenant les achats qu’ils doivent régler mais cette somme ne peut dépasser 1000€. Le logiciel de caisse STOREMATE imprime les factures le dernier jour du mois. Les clients ont 60 jours pour payer.  Nous devons saisir ces factures dans CEGID.

Sur EXCEL nous devons remplir un tableau de suivi trimestriel des clients en compte. C’est un comparatif des achats réalisés par chaque client en compte. Pour remplir ce tableau nous faisons un export de CEGID à EXCEL. Dans ce tableau nous retrouvons seulement les clients en compte qui n’ont pas payé directement lors de leur passage en caisse car lors d’un achat ils ont le choix entre payer directement ou à la fin du mois.

Nous avons aussi vérifié que le montant du tableau EXCEL des bons d’achat est correct avec celui du compte des bons d’achat dans CEGID.

Dans ACCESS nous avons saisi les heures des employés de la semaine en cours, nous avons imprimé la feuille avec les heures que les employés doivent signer ainsi qu’un responsable.

Dans CABEXPERT j’ai saisi des factures d’achat que nous avons ensuite envoyé en comptabilité à CEGID grâce au logiciel de transfert COMSX.

Nous avons effectué des virements avec CEGID dans la partie  suivi des règlements .

Dans CABEXPERT j’ai saisi des bons de commande en indiquant la référence des produits et la quantité puis je les ai imprimé.  Ensuite il faut les faxer au fournisseur.

Dans CEGID j’ai lettré des comptes.

Dans CEGID j’ai saisi des factures puis nous avons fait des virements que nous avons imprimé et agrafé avec la facture correspondante.

J’ai pointé le compte de la DZB en regardant que le montant sur la facture était identique à celui sur la feuille récapitulative de toutes les factures à payer que la DZB a créé et dans CEGID j’ai lettré le compte en vérifiant que le montant dans le logiciel était identique à celui de la facture.

Semaine 4

Lundi : J’ai saisi les dépenses de l’année 2016 d’un restaurant d’après un document excel tenu par le client que j’ai modifié pour le rendre imputable sur le logiciel comptable.

Mardi : J’ai effectué la saisie comptable des 6 derniers mois d’un agent : ventes, achats, contravention, banque,…

Mercredi : J’ai commencé par détailler les remises de chèques apparaissant sur le relevé bancaire et j’ai lettré les opérations.
J’ai également saisi à la main (sans EBICS) les relevés bancaires du même restaurateur que lundi sur 6 mois.

Jeudi : Un des comptables m’a importer la balance que j’avais recopié pour clôturer l’année précédente. Après avoir demandé au client où se trouvaient les relevés bancaires de janvier à juin 2016, j’ai fini de les saisir .
J’ai ensuite travailler sur une pizzeria en enregistrant les factures d’achats, en recopiant la caisse de juin sur un document Excel pour l’importer facilement depuis Quadra avec un import ASCII. J’ai ensuite fait la déclaration de TVA semestrielle.

Vendredi : En arrivant j’ai fini la déclaration de TVA. Le montant étant trop élevé pour que le client le paye en une fois, j’ai assisté Armand pour construire un échéancier de TVA pour que le client paye ainsi environ 350€ par mois pendant quelques mois. La TVA a donc été télédéclarée aux impôts mais sans le règlement. Ainsi, j’ai préparé une lettre pour les impôts avec la déclaration papier et l’échéancier mis en place.
L’après midi, j’ai saisi des factures de ventes et d’achat d’un revendeur de bois.

Au debut de cette semaine j’ai procedé au classement par ordre de dates et a la saisie comptable habituelle d’une EURL de travaux de maçonnerie (achats, ventes, relevés de banque,..) j’ai pu ainsi découvrir quelques specificités nottament en matiere de recuperation de TVA en cas de sous-traitance.

J’ai ensuite lettré et verifié les comptes de tiers (fournisseurs et clients) et verifié la concordance des soldes du compte bancaire entre les relevés et la comptabilité.

Ensuite, grace aux complements fournis par les relevés bancaires j’ai affecté les montants inscrits en compte d’attente (471) dans les bons comptes comptables.

J’ai également rempli et envoyé un mandat e-bics a un client, il doit le signer et le retourner au cabinet pour permettre de gagner du temps et limiter les erreurs lors de la saisie des relevés qui sera alors automatique ; c’est un veritable gain de temps car c’est une tache répetitive et source de beaucoup d’erreurs.

Enfin, de mercredi a vendredi j’ai archivé les dossiers des années précedentes pour liberer de la place dans les placards du cabinet.

Semaine 3 :

Lundi : J’ai saisi une balance papier fournie par l’ancien comptable du client que le cabinet à récupérer. Cette balance a ensuite pu être intégrée sur Quadra. De plus, cette balance contenant un compte fournisseurs devait être détaillée afin d’en justifier le solde, ce que j’ai réalisé à partir du grand livre fournisseurs qu’on ma donner, où les différences de soldes s’expliquaient par certaines opérations non encore lettrées.
J’ai ensuite pointé l’ensemble des opérations de salaire concernant un gros client suisse ayant des unités de productions en France. Je n’ai en revanche pas eu le temps de faire un modèle excel permettant de transformer les comptes de comptabilité française en comptes suisses, comme cela était demandé par le client puisqu’il fallait le renvoyer le soir même.

Mardi : Un des collaborateurs m’a confié toute la saisie d’un client plombier, j’ai donc du enregistrer des factures d’achats, de ventes, j’ai vérifié et incrémenté les relevés EBICS et j’ai ensuite détaillé les remises de chèques et les lettres de changes relevées en les lettrant.
J’ai dans cette même journée saisi les relevés bancaires d’une SCI.

Mercredi : Un client sous forme de SASU ayant répondu à un appel d’offre et ayant remporté cet appel nous a demandé de l’aider à constituer son dossier afin de valider le marché. Il nous a envoyé la liste de documents que l’acheteur (l’entreprise qui a lancé l’appel d’offre) désirait et j’ai recherché les documents dont il avait besoin, notamment un formulaire DC2 et un certificat de la caisse des congés payés.
J’ai assisté à l’établissement d’un bilan par une collaboratrice l’après-midi et j’ai repris l’ensemble des immobilisations de l’agent sur un fichier excel pour un import ASCII. Cette solution permet un gain de temps considérable car chaque immobilisation aurait du être reprise dans le logiciel comptable.

Jeudi : D’après les déclarations de TVA sous format PDF d’un client, j’ai saisi celles de juillet 2016 à avril 2017. C’est ce jour que M NAGLOO est venu. Ensuite, j’ai saisi les fiches individuelles de participation d’une SCOP SARL (Société Coopérative et Participative). En effet, les salariés étant associés majoritaires à au moins 51% du capital social, ils ont droit chaque année à une part sous forme de participation ou d’intéressement du profit, et à une part de dividendes, le reste allant dans les réserves de l’entreprise. Ces primes, déblocables au bout de 5 ans (parfois moins sous certaines conditions), sont majorées d’intérêts chaque année. Emmanuel B. m’a donc demandé de calculer si, dans le cas des primes de participation, il y avait ou non anatocisme des intérêts. J’ai donc fait des calculs permettant de prouver ce que j’avançais d’abord à la main puis de manière automatisée sur Excel pour vérifier que je ne faisais pas d’erreur dans les montants des intérêts de l’année en cours.

Vendredi : J’ai enregistré des relevés bancaires à l’aide du module EBICS puis j’ai lettré le tout sur les 4 mois concernés. Pour finir la semaine, j’ai saisi la caisse de l’année 2016 d’un client restaurateur en détaillant les règlements par chèques, espèces ou encore tickets restaurants mais aussi les ventes à 20 % (alcool) et celles à 10%.

Lundi & Mardi j’ai continué la saisie de frais généraux et l’encaissement des chèques.

Le reste de la semaine a été plus intéressant car j’ai eu l’occasion de travailler avec la personne qui s’occupe en priorité de la création des nouveaux fichiers clients, des clients interdits c’est-à-dire ceux qui n’ont pas réglés leurs factures à plus de 60 jours de la date d’échéance. J’ai aussi vu la procédure mise en place par l’entreprise de la première relance client jusqu’au contentieux. J’ai pu récupérer des documents pour enrichir mon rapport de stage.